home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Magnum One / Magnum One (Mid-American Digital) (Disc Manufacturing).iso / d6 / bbmail35.arc / BBMAIL.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-03-24  |  135KB  |  3,113 lines
  1.                                                                   1-31-91
  2.     =====================================================================
  3.                               B & B    M A I L 
  4.  
  5.                                 User's Guide 
  6.  
  7.     Most of your questions can be answered by reading this User's Guide
  8.  
  9.                           COPYRIGHT  1986  B&B Systems
  10.                                  B&B SYSTEMS
  11.                                 P.O. Box 171
  12.                            Waukesha, Wisconsin 53187
  13.                        Voice 414-544-5988  (9:00am-5:00pm CDT)
  14.    Bulletin Board = Files+Tips+Support+On-Line Ordering   414-548-9034 (24hrs)
  15.      
  16.  
  17.  
  18.  
  19.     LIMITED SHAREWARE VERSIONS OF THIS SOFTWARE ARE DISTRIBUTED FREELY.  
  20.     NO PRICE OR CONSIDERATION SHOULD BE CHARGED FOR THIS SOFTWARE, UNLESS 
  21.     IT IS FOR THE COST OF REGISTRATION WITH B&B SYSTEMS.  COMMERCIAL 
  22.     DISTRIBUTORS MAY DISTRIBUTE THIS SOFTWARE, BUT THEY SHOULD NOT CHARGE 
  23.     FOR THIS SOFTWARE, ALTHOUGH THEY COMMONLY COVER THEIR COSTS WITH A 
  24.     "DISTRIBUTION" FEE. FILES AND PROGRAMS ON THIS DISK SHOULD NOT BE 
  25.     MODIFIED, NOR SOLD AS PART OF SOME OTHER INCLUSIVE SOFTWARE PACKAGE.
  26.     REMEMBER, THE DEMO VERSIONS LIMIT THE NUMBER OF RECORDS YOU CAN ADD.
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.        B&B MAIL User's Guide
  53.  
  54.  
  55.        -------------------
  56.        TABLE  OF  CONTENTS
  57.        ------------------- 
  58.  
  59.        Distribution Policy .................................... 1
  60.  
  61.        Installation ........................................... 2
  62.  
  63.        Operation .............................................. 6
  64.                      - Add records ............................ 6
  65.                      - Edit records ........................... 8
  66.                      - Quick label ............................ 8
  67.                      - Search/Replace ......................... 9
  68.                      - Labels/Reports ........................ 11
  69.                      - Flexi-SORT ............................ 12
  70.                      - Flexi-SELECT .......................... 13
  71.                      - Format, Flexi-LABEL/REPORT or dBase ... 14
  72.                      - Flexi-LABEL ........................... 15
  73.  
  74.        Import/Export ......................................... 20
  75.  
  76.        Duplicate Checking .................................... 24
  77.  
  78.        Maintenance ........................................... 25
  79.  
  80.        Testing Mailings 
  81.                      - Nth Sampling Method.................... 27
  82.                      - Break Even Method ..................... 27
  83.                      - Probability Method .................... 28
  84.  
  85.        Bulk Mailings ......................................... 30
  86.  
  87.        Miscellaneous ......................................... 34
  88.  
  89.        Troubleshooting ....................................... 36
  90.  
  91.        Error Messages ........................................ 41
  92.  
  93.        Technical Information ................................. 44
  94.  
  95.        Appendix .............................................. 45
  96.  
  97.        Warranty .............................................. 48
  98.  
  99.        Upgrades .............................................. 50
  100.        Order Form
  101.        Site License
  102.        Index
  103.  
  104.  
  105.        B&B MAIL User's Guide                                           1  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.        =================================================================
  110.                             DISTRIBUTION  POLICY 
  111.        =================================================================
  112.        DEMO versions of Systems produced by B&B Systems of Waukesha are 
  113.        commonly distributed through the 'Shareware' concept.  
  114.         
  115.        SHAREWARE Software means that you can try software prior to 
  116.        purchasing it.  It is based on the premise that 1) you should be 
  117.        able to try software before you purchase it,  2) sharing of 
  118.        information is to be encouraged, and 3) those users who decide to 
  119.        use such software have an obligation to support the Shareware 
  120.        authors so that Shareware development can continue. 
  121.  
  122.        Shareware versions of this software (limited to 500 records) are 
  123.        distributed freely.  We encourage others to distribute these demo 
  124.        versions.  But, registration can only be made with B&B systems.  
  125.        Some companies will charge you for a disk copying service, but no 
  126.        price or consideration should be charged for this software, unless 
  127.        it is for the cost of registration with b&b systems.  Commercial 
  128.        distributors may distribute this software, but they should not 
  129.        charge for this software, although they commonly cover their costs 
  130.        with a "distribution" fee.  Files and programs on this disk should 
  131.        not be modified, nor sold as part of some other inclusive software 
  132.        package.
  133.  
  134.        If you decide to use this software, please register.  It is the 
  135.        only way QUALITY software will continue to be available.  
  136.  
  137.        ================================================================
  138.                WE ENCOURAGE YOU TO DISTRIBUTE SHAREWARE DEMOS
  139.        ================================================================
  140.        Although B&B Systems encourages you to copy and distribute limited 
  141.        edition Demo versions, this is not public domain software.  This 
  142.        program is copyrighted.
  143.        B&B MAIL User's Guide                                           2         
  144.  
  145.  
  146.  
  147.  
  148.        ------------
  149.        INSTALLATION   
  150.        ------------
  151.  
  152.  
  153.        STEP 1 - WORK WITH COPIES 
  154.        FLOPPY DRIVES 
  155.        ------------------------- 
  156.        If you are using two floppy drives, make two blank 'working' 
  157.        diskettes. Put the master disk in A: and a blank working copy 
  158.        diskette in B:.  Use the DOS COPY Command (COPY A:*.DBF  B:) and 
  159.        (COPY A:*.NDX  B:) to copy all of the Data type files (suffixes 
  160.        ending in .DBF or .NDX) to your working copy on B:.  Use the same 
  161.        process to copy System files to your blank System working copy 
  162.        diskette.  The System files are all of the remaining non-data 
  163.        files, and they commonly have suffixes like, .EXE,.OVL,.DBC,etc.
  164.  
  165.                 
  166.        HARD DRIVES
  167.        -----------
  168.        If you have a hard disk drive,  you can store your system on a 
  169.        separate DOS subdirectory on C.  Simply use the MD (make directory 
  170.        command) from C:\ (root directory), and then use CD (change 
  171.        directory command) to select the subdirectory you've just created. 
  172.        (eg. MD MAIL, then CD MAIL).  Use the DOS command COPY A:*.* C: to 
  173.        copy all of the SYSTEM and DATA files from A: to C:.
  174.        Put your Master disk(s) away in a safe place.
  175.  
  176.  
  177.        STEP 2 
  178.        SETTING THE ENVIRONMENT  
  179.        -----------------------
  180.        The first step is mandatory and involves minimum values in the 
  181.        config.sys file.  If you don't have one, use the 'COPY CON' 
  182.        command as explained in the DOS manual, or make one with your Non-
  183.        Document (ASCII) mode of your word processor.  Or use your word 
  184.        processor to incorporate the proper lines of coding into your 
  185.        existing config.sys file.  This file should reside on your C:\> or 
  186.        A:\> root directory (the drive you boot from).
  187.  
  188.        The FILES statement tell DOS how many open files to allow.
  189.        Every 'files' number uses about 48 bytes of RAM (not much), so feel
  190.        free to use A MINIMUM of 30.  Increase if you get 'Cannot Open File'
  191.        errors.  The file is probably there, just no place to allocate it in 
  192.        memory.  The BUFFERS holds data from the disk, similar to a crude disk 
  193.        cache.  Unfortunately, each 'buffers' number uses 528 bytes (Maximum 
  194.        is 99 under DOS 3.3).  Use too many, and you'll get 'Not Enough Memory'
  195.        errors, not enough and you'll be constantly accessing your drive which
  196.        is not as fast as memory (plus it's mechanical wear and tear).
  197.        B&B MAIL User's Guide                                           3
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.        ------------- MANDATORY Lines in Config.sys file ----------------
  203.        |                                                               |
  204.        |                       FILES=30  (or more)                     |
  205.        |                       BUFFERS=30                              |
  206.        |                                                               |
  207.        |  Minimum values.  Reserves sufficient RAM memory to operate.  |
  208.        -----------------------------------------------------------------
  209.                                   
  210.  
  211.  
  212.        STEP 3 - Installation prompt
  213.        ---------------------------- 
  214.        Re-Boot your computer so that it will read your new config.sys 
  215.        file, and properly configure your computer.  Enter MAIL from the 
  216.        DOS prompt (A> or C>).
  217.  
  218.        Anytime the file called config.mem is missing, and IT WILL BE 
  219.        MISSING the first time you run B&B MAIL, you will be prompted for 
  220.        installation.  Config.mem is a file containing your memory 
  221.        variables as defined by you as you step through the installation 
  222.        program.  When finished, you will be at the Main Menu.  
  223.  
  224.        It is important to remember that you can re-install B&B MAIL 
  225.        anytime by simply erasing the file config.mem. This may become 
  226.        necessary should you change printers, or find that the 
  227.        installation wasn't done properly the first time (maybe you 
  228.        installed the wrong printer codes, and the printer isn't 
  229.        responding with the proper print style).  Just use the DOS ERASE 
  230.        command to erase config.mem.
  231.  
  232.        PROMPTS:
  233.        --- Install your system on a hard disk?
  234.            If No, assumes you will be using floppy drives A: and B: 
  235.            NOTE - If you're installing a hard disk and created a separate 
  236.            subdirectory for SALELEAD, you should be 'ON' that 
  237.            subdirectory now. (Subdirectories are names of storage areas 
  238.            on your hard disk which 'branch out' from the 'root' 
  239.            directory.  For more on subdirectories, see your DOS manual). 
  240.        --- Your Company or Organization name.
  241.        --- Use Fast Screens? If you are not planning on customizing your
  242.            screens, use "Y".  NOTE: if you would like a fast AND
  243.            customized screen, contact B&B Systems for customization 
  244.            services.
  245.  
  246.  
  247.  
  248.  
  249.  
  250.  
  251.        B&B MAIL User's Guide                                           4
  252.        --- You can Enter "EXTRANOTES", or memos, for any record
  253.            (default is 50 lines maximum, but this can be changed by 
  254.            selecting Options at the Maintenance Menu).  The memos are 
  255.            saved in simple DOS files using the data from each record as the
  256.            file name.  To save memos in individual DOS files 
  257.            select data that is never blank, and doesn't change.  NOTE:
  258.            50 line DOS files consume about 4,000 bytes each.
  259.  
  260.        --- Your printer needs control codes in order to produce various 
  261.            type styles.  These are ASCII codes in DECIMAL form.  Samples 
  262.            are provided for Epson, Epson compatible and HP laser 
  263.            printers.  These codes control the printer's functions.  
  264.            Review your printer manual to find the DECIMAL codes.  If your 
  265.            printer does not support all of the codes recommended, just 
  266.            RETURN.  The effect is that you will be limited in some of 
  267.            your options.  If you have a daisy wheel printer and plan on     
  268.            controlling type styles yourself, you may not need to enter     
  269.            any of the printer control codes.  It is important though, to     
  270.            install at least the condensed code, or to have a condensed 
  271.            daisy wheel font. Almost all reports default to condensed mode     
  272.            in order to display as much information as possible.  If you     
  273.            have a printer with two paper feed trays, such as the HP     
  274.            LaserJet 500+ or LaserJet IID, you can enter codes which will     
  275.            call the top tray for letterhead, and the bottom tray for         
  276.            plain paper when letters exceed 1 page in length. 
  277.  
  278.        SAMPLES CODES     :EPSON/compatible    HP LaserJet
  279.        ==================================================================
  280.  
  281.        Condensed print   :15                  27,40,115,49,54,46,54,72 
  282.        Normal print/reset:27,64               27,69
  283.        Near Letter Qual. :27,69
  284.        Use Upper tray    :                    27,38,108,49,72
  285.        Use Lower tray    :                    27,38,108,52,72
  286.        Underline ON "["  :27,45,1             27,38,100,68
  287.        Underline OFF "]" :27,45,0             27,38,100,64
  288.  
  289.  
  290.        Installation is now complete.
  291.  
  292.  
  293.  
  294.        These installation instructions were intended to keep your files 
  295.        organized in a simple and efficient manner.  Please do not try to 
  296.        improvise by making multiple copies of the .DBF or .EXE files in 
  297.        multiple locations, or on different floppy disks.  We've seen it 
  298.        done with enigmatic results.  Don't do it.  If you need to 
  299.        identify individual records for specific uses, like identifying 
  300.        specific sales personnel, use the miscellaneous codes.        
  301.  
  302.  
  303.        B&B MAIL User's Guide                                           5  
  304.  
  305.  
  306.        PRE-PLAN USE OF YOUR FILE 
  307.        eg. MISC. CODES
  308.        -------------------------
  309.        It pays for you to look ahead as to how you expect to use your 
  310.        file.  You can 'dissect' your master file into sub-files, and thus 
  311.        use one file for multiple purposes.  For example, there is a 2 
  312.        character MISC. CODE, and an 8 digit CUSTNO number.  Either one of 
  313.        those codes could be used to identify the type of record.  Upon 
  314.        printing labels you could select only those with MISC. CODE='B' 
  315.        which may represent your Bridge Club, while 'Z' might represent a 
  316.        list of Zoos.  The MISC. CODE can also be used to indicate the 
  317.        source of your names (eg. X=from XYZ List Company, or PC=from ad 
  318.        in PC Magazine, etc.)  These two extra codes give you many 
  319.        selection variations.  For large volume mailers, the Misc. Codes 
  320.        can be used to contain the carrier route information.  Either of the
  321.        Misc. Codes can also be used to contain a value (number) of any
  322.        EXTRA LABELS you may desire for a record.  For example, If you
  323.        wish to print 15 extra labels for A.B.Crayon Company everytime you
  324.        print labels, put a 15 in one of the Misc. Codes, and in Flexi-Label,
  325.        use the Extra Labels feature and pick Misc Code #2 to control the 
  326.        number of labels to print.  Just remember, if you are dedicating
  327.        Misc. Code #2 to control the number of labels, make sure you're not 
  328.        using it to indicate the age of your customers too!
  329.  
  330.        B&B Mail will allow you to select different MAIN files (other than
  331.        Mail.dbf) from the maintenance menu.  The purpose of this option is
  332.        to allow access to very infrequent files.  It is not recommended 
  333.        that you separate different file uses in this manner, use CODES.
  334.        This is an important consideration, because having all the records
  335.        in one file will be an advantage when it comes to maintenance.  When
  336.        you edit a record in one file, a similar record in another file will
  337.        become outdated.  Instead, the record, (or even multiple copies of it)
  338.        should remain on the main file, coded as having two uses.
  339.  
  340.        If you need a 'tickler routine' you can use the Sales Date as a future 
  341.        date requiring action.  Then, say on 01/01/99, use Flexi-Select 
  342.        to select "Saledate='01/01/99'".  Then just those records will appear
  343.        for you on the browse screen.
  344.  
  345.        INSTALLING/SELECTING MULTIPLE PRINTERS 
  346.        --------------------------------------
  347.        If you have multiple printers, you can install each printer.  This 
  348.        is accomplished by INSTALLING the system twice.  Each time you 
  349.        enter 'MAIL', and the file config.mem file is missing,  you will 
  350.        be prompted to INSTALL.  Install the printer control codes for the 
  351.        secondary printer first.  Once this printer is installed, you can 
  352.        then rename the config.mem file to configa.mem (a=alternate).  
  353.        (from DOS REN CONFIG.MEM CONFIGA.MEM).  Enter 'MAIL' again to 
  354.        install your main printer.  Since config.mem will be missing, this 
  355.        second file will be named config.mem and will be the default file 
  356.        for your main printer when retrieving your memory variables.         
  357.  
  358.        When you start your system, all B&B systems will sense if BOTH 
  359.        config.mem and configa.mem files exist.  You will then have the 
  360.        option to select which printer you will be using for that session. 
  361.        B&B MAIL User's Guide                                           6  
  362.  
  363.        ---------
  364.        OPERATION
  365.        ---------
  366.  
  367.        MAIN MENU
  368.        ---------
  369.        From the Main Menu you can ADD, EDIT, produce LABELS or REPORTS, 
  370.        IMPORT or EXPORT files, access MAINTENANCE MENU, or run a check on 
  371.        DUPLICATE Records.
  372.  
  373.      -------------------------------------------------------------------------
  374.      |                                                                       |
  375.      |                            MAIN MENU                                  |
  376.      |                            ---------                                  |
  377.      |                                |                                      |
  378.      |      -------------------------------------------------------          |
  379.      |      |                  |                |                 |          |
  380.      |      |                  |                |                 |          |
  381.      |     ADD               LABELS           IMPORT           MAINTAIN      |
  382.      |     EDIT              REPORTS          EXPORT          DUPLICATES     |
  383.      |                         |                                             |
  384.      |                         |                                             |
  385.      |                 OPTION SCREEN MENU                                    |
  386.      |           ---------------------------------        FLEXI SCREENS      |
  387.      |           |            SORT               |      ------------------   |
  388.      |           |        SELECT RECORDS         |----->| Define up to   |   |
  389.      |           |         NTH SAMPLING          |      | 20 different   |   |
  390.      |           |        STARTING POINT         |      | FLEXI-SORTS    |   |
  391.      |           |   FILE/SCREEN/PRINTER OUTPUT  |<-----| FLEXI-SELECTS  |   |
  392.      |           |           FORMAT              |      | FLEXI-LABELS   |   |
  393.      |           ---------------------------------      | FLEXI-REPORTS  |   |
  394.      |                         |                        ------------------   |
  395.      |                         |                                             |
  396.      |                      ONE-STEP                                         |
  397.      |                       OUTPUT                                          |
  398.      |                                                                       |
  399.      |                                                                       |
  400.      -------------------------------------------------------------------------
  401.  
  402.        ADD RECORDS
  403.        -----------
  404.        Repeat Data - from 1st Added Record to 2nd
  405.        ------------------------------------------
  406.        Prior to adding your first record, you will be asked if you wish 
  407.        to repeat data from one label record to the next.  This is handy 
  408.        if you are adding several records with the same city name, or 
  409.        similar addresses, which means you'll only need to type over the 
  410.        unwanted information, which reduces keystrokes.  
  411.        B&B MAIL User's Guide                                           7
  412.  
  413.  
  414.        Also, if you Add a record that appears to be a duplicate of an 
  415.        existing record, a prompt allowing you to cancel the addition of 
  416.        the new record, as well as displaying the possible duplicate 
  417.        record(s).
  418.  
  419.        When in either the ADD or EDIT mode, when your cursor is on 
  420.        certain fields such as state, zip, customer # or the miscellaneous
  421.        codes, you can access "help" files.  By pressing the F1 (Help) 
  422.        the records in the supporting .dbf files, state.dbf, zip,dbf, 
  423.        custno.dbf, code.dbf and codeb.dbf are displayed.  While the records 
  424.        are displayed, you can enter F10 to quit or 'Enter' to 
  425.        transfer the displayed data to the field being edited.  You can 
  426.        move to different records with PgDn/PgUp keys, or, if you enter 
  427.        the first 'character' in the code you are searching for, the first 
  428.        match will appear at the top of the list (if found).  With the zip 
  429.        file you can search on city name, in addition to zip code.  
  430.        Records are maintained (added, edited, etc.) in these files from 
  431.        the Maintenance Menu. 
  432.  
  433.        Also, while in the ADD/EDIT screens, you can control the entry of 
  434.        either VALID or BLANK data in the fields supported by "help" files.  
  435.        Select "O"ptions from the Maintenance Menu and you can define whether 
  436.        a warning appears when attempting to enter a value that cannot be found
  437.        in the supporting "help" file [VALID test], or whether a blank value
  438.        will cause a warning message on the screen [BLANK test].  For example,
  439.        entering "II" in the state field will cause a message to appear on
  440.        the screen if 1) "II" is not in the states .dbf file, and 2) you have 
  441.        selected the VALID test for the states file in the Options choice from
  442.        the Maintenance Menu.  If an operator MUST enter a value in the 
  443.        Customer # field, you can have a warning message for BLANKS, and/or
  444.        a VALID customer #.
  445.  
  446.  
  447.        Quick Search - Editing mode
  448.        ---------------------------
  449.        Prior to editing, you will be presented with a Search Screen which 
  450.        will aid you in finding the record to edit.  Two options, Last 
  451.        Name and Record # are Quick search functions that will locate a 
  452.        record in less than 1 second.  
  453.  
  454.  
  455.        General Search - Editing mode
  456.        -----------------------------
  457.        Besides Last Name in the Quick Search, all of the other data 
  458.        fields are presented in the General Search, allowing you to locate 
  459.        records based on a value in any of these other fields.  Pick a 
  460.        field, enter the data and PgDn.  If you are not sure WHERE your 
  461.        data resides in the field, enter a ? in the first position of the 
  462.        field, followed by the search data.  Entering "?123" will allow 
  463.        you to find records: "123 W. Main" or "64123 W. Main".  
  464.  
  465.        B&B MAIL User's Guide                                           8
  466.  
  467.        BROWSE Records List
  468.        -------------------
  469.        Add - Repeat Data from existing record
  470.        --------------------------------------
  471.        When you are in the edit mode (E from the main menu), you can 
  472.        "browse" thru a list of up to 21 records at one time, and entering 
  473.        "A" will repeat the data in the currently selected record into a 
  474.        NEW record. (Handy if you wish to add a record that is almost a 
  475.        duplicate of an existing record).  
  476.  
  477.  
  478.        Delete
  479.        ------
  480.        'D' will prompt you to either Delete the record, or if already 
  481.        marked for deletion, Recall it from deletion status.  Whenever a 
  482.        screen is "re-painted" on the monitor, records marked for deletion 
  483.        are marked with an asterisk (*).  Records are NOT permanently 
  484.        removed until housekeeping from the Maintenance Menu is completed.
  485.  
  486.        Edit
  487.        ----
  488.        'E' will Edit the record.  Once in the Edit mode, you can access
  489.        your help files by putting your cursor on the appropriate field 
  490.        and use the F1 Help key to recall data in these files.  If you 
  491.        press "Enter" while data in one of the help files is displayed, 
  492.        that data will be entered into the field.  This can save 
  493.        keystrokes, and reduce 'typos'.  F1 Help is also available in the 
  494.        'A'dd mode.  After editing, B&B Mail will detect if you changed any 
  495.        data, and will ask if you wish to proceed, and save your changes.
  496.        
  497.  
  498.        Arrows, PgUp/Dn
  499.        ---------------
  500.        The 'up/down' arrow keys will select records vertically, and the 
  501.        left/right arrow keys will pan the different fields so that you 
  502.        can review all fields in up to 21 records at one time.  'PgUp/Dn' 
  503.        and the 'Home/End' keys will list a new page of records, or go 
  504.        directly to the top or bottom of the file.  
  505.  
  506.        Quick Label
  507.        -----------
  508.        'L' is the Quick Label function and it produces a single label, 
  509.        postcard or envelope using a standard name/address/city,state 
  510.        format.  You will be prompted for the rows/columns to indent 
  511.        before printing, and the rows to skip after printing (to force 
  512.        postcards or envelopes to eject, or move to the next label 
  513.        position).  B&B Mail will automatically remove blank (no data) 
  514.        lines.  You can use Control-L to bypass the prompt and print the 
  515.        label directly.
  516.  
  517.  
  518.  
  519.        B&B MAIL User's Guide                                           9
  520.  
  521.        Continue Search
  522.        ---------------
  523.        If you used the General Search, you can "continue" your search for 
  524.        the NEXT record having your search data by entering 'C'.  If there 
  525.        is a subsequent record with matching data, that record will now 
  526.        appear on the top of the list.
  527.  
  528.        Sort
  529.        ----
  530.        Additionally, to change the sequence of the records in this BROWSE 
  531.        list, enter 'O' to Flexi-Sort the records temporarily.
  532.  
  533.  
  534.        Select
  535.        ------
  536.        Entering 'S' will allow you to Flexi-Select certain records so 
  537.        that you won't need to page down as often, and can concentrate on 
  538.        seeing just certain records on your list.  Please be aware, that 
  539.        if you are selecting several records in a file of several thousand 
  540.        records, your screen prompts will be slower because the 'unneeded' 
  541.        records will still need to be passed.
  542.  
  543.        Every time you select a "Portion" of your file with Flexi-Select, 
  544.        an 'S' will appear on the bottom-right corner of the screen, 
  545.        indicating to you that a Flexi-Select is in force.  Conversely, a 
  546.        blank in the corner indicates that you are looking at the entire 
  547.        file.
  548.  
  549.        If you keep a mailing record of people who have purchased product
  550.        from you, as well as just inquiries, one of the ways in which you 
  551.        can use Select is to view just those records with Sales greater than
  552.        zero "Sales>0", or the opposite, "Sales<1".  Either way, you will be 
  553.        presented with just those records meeting the test.
  554.  
  555.  
  556.        Search\Replace
  557.        --------------
  558.        Entering 'R' will invoke the Search/Replace function.  This 
  559.        feature is useful when you want to change the values of multiple 
  560.        records.  For example, to change the address of all 'Jim Smith' 
  561.        records, use 'S' to Flexi-Select JUST the 'Illinois' records, 
  562.        verify by reviewing the list, and then select 'R'.  Enter the new 
  563.        address in the address field.  Important: make sure you've 
  564.        selected all of the appropriate records (Illinois) FIRST, 
  565.        otherwise you'll change all of the records in your file to the 
  566.        SAME address.  This is a powerful feature, BUT use carefully.
  567.  
  568.        Normally, no changes will occur for any REPLACE field that you 
  569.        have left blank, but sometimes you may desire to "blank" existing 
  570.        data.  You can force the field to be blank or 0 by entering 1's in 
  571.        all positions in the field.  
  572.  
  573.        B&B MAIL User's Guide                                           10   
  574.  
  575.        You can also force data in a field to be properly capitalized.  For 
  576.        example, say you imported a data file that has all characters in the 
  577.        Last Name field in UPPER CASE.  You can convert the data to Initial
  578.        upper case, with the remainder being in lower case, by entering
  579.        the word PROPER in the last name field.  The word PROPER will NOT 
  580.        replace all of your last names, but instead the last names will
  581.        be converted to the proper case.
  582.  
  583.  
  584.  
  585.  
  586.  
  587.  
  588.  
  589.  
  590.  
  591.  
  592.  
  593.  
  594.  
  595.  
  596.  
  597.  
  598.  
  599.  
  600.  
  601.  
  602.  
  603.  
  604.  
  605.  
  606.  
  607.  
  608.  
  609.  
  610.  
  611.  
  612.  
  613.  
  614.  
  615.  
  616.  
  617.  
  618.  
  619.  
  620.  
  621.  
  622.  
  623.  
  624.  
  625.  
  626.  
  627.        B&B MAIL User's Guide                                           11
  628.  
  629.        LABELS AND REPORTS 
  630.        ------------------
  631.  
  632.                           ------------------------------
  633.                           |  All-In-One Option SCREEN  |
  634.                           ------------------------------
  635.  
  636.        1 of 10  (each screen defines a specific sort and record selection, 
  637.                 etc.  Thus you can have up to 10 different mixtures of 
  638.                 sorts, and selection criteria.  Screen #2 may have the 
  639.                 same sort and selection criteria as screen #1 except,
  640.                 maybe in the all-in-one screen #2 you defined the output
  641.                 device to be the screen (CRT) instead of the printer). 
  642.  
  643.              ----------------------------------------------------------------
  644.        DESC: | This is for info only.  Describe label type, sort, etc. here |
  645.              ----------------------------------------------------------------
  646.  
  647.        ----------- SORT -----------  ------------- SELECT ---------------
  648.        |                          |  |                                  |
  649.        |   'Y ' = display screen  |  |        (See Flexi-Sort)          |
  650.        |          of Flexi-Sorts  |  |                                  |
  651.        |   'N ' = no sort         |  ----------  Nth Sampling  ----------
  652.        |   '# ' = execute this    |  |                                  |
  653.        |          sort # directly |  |      Print every Nth Record      |
  654.        |                          |  |                                  |
  655.        ----------------------------  ------------------------------------
  656.        ------------------------ STARTING POINT --------------------------
  657.        |                                                                |
  658.        |         Start at specific record number, or last name          |
  659.        |                                                                |
  660.        ------------------------------------------------------------------
  661.        ---------------------------- OUTPUT ------------------------------
  662.        |                                                                |
  663.        |            Send to Screen, Printer, or a Disk File             |
  664.        |                                                                |
  665.        ------------------------------------------------------------------
  666.        ---------------------------- FORMAT ------------------------------
  667.        |                                                                |
  668.        |     (See Flexi-Sort, except 'N ' executes dBASEIII file)       |
  669.        |                                                                |
  670.        ------------------------------------------------------------------
  671.  
  672.        Once you've 'E'dited the options here, the values are saved for future 
  673.        use.  Then, in the future <ENTER> will be the only keystroke 
  674.        required to select all the Sorting, Selecting and Formatting 
  675.        options you prefer.  Use PgUp/Dn to scroll through 10 different 
  676.        Option screens.
  677.  
  678.  
  679.  
  680.  
  681.        B&B MAIL User's Guide                                           12
  682.  
  683.        To begin, the typical choice is "E" to edit.  You would then skip 
  684.        to each SORT, SELECT and FORMAT box to enter a "Y" to force each 
  685.        list of options to appear.  (you could also enter "N" to accept 
  686.        the defaults, or "1-20" for the specific option desired).  Then, 
  687.        after selecting desired values in each box, your cursor will again 
  688.        wait for the next keystroke at the top of the page.  Pressing 
  689.        "Enter" will start the process rolling.
  690.  
  691.  
  692.  
  693.        FLEXI-SORT 
  694.        ----------
  695.        If you entered 'Y' from the All-In-One Option Screen, the SORT 
  696.        options (if any) are displayed.  You can SELECT an option, or Add, 
  697.        Delete or Edit options.
  698.  
  699.  
  700.               ----------------- FLEXI-SORT Screen ------------------
  701.               |                                                    |
  702.               |     (Up to 20 different sorts displayed here)      |
  703.               |                                                    |
  704.               |                                                    |
  705.               |   You can use the arrow keys to hi-light one of    |
  706.               |   the 20 options and either 'D'elete the option    |
  707.               |   (except line #1) or <ENTER> to select/run it.    |
  708.               |                                                    |
  709.               |                                                    |
  710.               |   Entering 'A' will present a list of all fields   |
  711.               |   of data.  Select your fields, and this sele-     |
  712.               |   ction will be added to the list of options that  |
  713.               |   will be redisplayed.                             |
  714.               |                                                    |
  715.               |   You can 'E'dit directly, but it is recommended   |
  716.               |   that you delete, then re-add.                    |
  717.               ------------------------------------------------------
  718.        
  719.  
  720.        Entering a number (1-20) from the Option Screen also bypass the 
  721.        above screen, and forces THAT pre-defined sort to be executed 
  722.        directly.  
  723.        
  724.        Example: selecting three fields S+Z+LN will produce a sort Last 
  725.        Name sorted WITHIN Zip Code sorted WITHIN State - Major to Minor 
  726.        Sort order.
  727.  
  728.  
  729.  
  730.  
  731.  
  732.  
  733.  
  734.  
  735.        B&B MAIL User's Guide                                          13
  736.  
  737.  
  738.  
  739.        FLEXI-SELECT
  740.        ------------
  741.        Similar to Flexi-Sort, 'Y ' displays Flexi-Select options where 
  742.        you can select, add, edit or delete one.  'N ' bypasses the 
  743.        screen, and a numeric value (1-20) executes that selection 
  744.        directly.
  745.  
  746.  
  747.        When adding a Flexi-Select option you will be asked to also select 
  748.        an Operator after you've selected the field.  An example of an 
  749.        operator is: 'equal to' or 'greater than'.   Next, you will be 
  750.        asked to enter a value to be tested for (eg. Last Name='SMI').  
  751.        Finally, you can quit, or select a Connector to link additional 
  752.        selections, like below:  
  753.         
  754.        Examples: Last Name='SMI' 
  755.                  Last Name='SMI' .OR. Last Name='JONE' 
  756.                  Last Name='SMI' .AND. Zip<>'666', etc.
  757.  
  758.  
  759.               The 'E'dit feature in Flexi-Select allows you to be more 
  760.        precise in the selection of your records.  The reason for this is 
  761.        that the use of parentheses allows better Boolean logic.  B&B Mail 
  762.        will not automatically insert these parentheses because it really 
  763.        can't determine the placement of parentheses in a multitude of 
  764.        .AND. or .OR. statements.  For example, the following two 
  765.        expressions will select different records simply because of 
  766.        careful placement of parentheses.  This is BOOLEAN logic and it 
  767.        basically goes like this: Line #1 will select all records having a 
  768.        Last name equaling 'SMI' and not having a zip code starting with 
  769.        '666'. After that test has BEEN MET, other records whose Last name 
  770.        may NOT be 'SMI' will be selected as long as the zip is not equal 
  771.        to '555'.  Line #2 will select just the records having a Last name 
  772.        equaling 'SMI', and once that test has BEEN MET, THAT record 
  773.        cannot have a zip code of '555' or '666'.
  774.  
  775.                  Last Name='SMI' .AND. Zip<>'666' .OR. Zip<>'555' 
  776.                  Last Name='SMI' .AND. (Zip<>'666' .OR. Zip<>'555')
  777.  
  778.  
  779.        Nth SAMPLING - from Option Screen
  780.        ------------------------------------------
  781.        If you wish to "Test" your mailing list by mailing only to a 
  782.        portion of list, Nth sampling is a good choice.  Enter 10 if you 
  783.        wish to print every 10th record (skipping 9 records).
  784.        (for Flexi-Labels only)
  785.  
  786.  
  787.  
  788.  
  789.        B&B MAIL User's Guide                                          14
  790.  
  791.  
  792.        STARTING POINT - from Option Screen
  793.        -----------------------------------
  794.        You would normally print your records beginning from the top of 
  795.        your file.  But you can start printing after skipping a certain 
  796.        number of records, or skipping to a specific last name in the 
  797.        file.  You may have had your print job interrupted (printer 
  798.        jams, etc.) and wish to resume printing where you had left off.
  799.        If you print 5,000 labels, and the printer jams prior to finishing
  800.        the job, enter 5,000 in order to skip printing the first 5,000 again.
  801.  
  802.        OUTPUT - from Option Screen
  803.        ---------------------------
  804.        You can have your output directed to your Monitor Screen, 
  805.        Printer, or to a Disk file (for manipulation later by other 
  806.        software systems).
  807.  
  808.  
  809.        FORMAT - from Option Screen
  810.        ---------------------------
  811.        'Y' will take you to FLEXI-Labels or Reports, depending on your 
  812.        selection from Main Menu.  These detail screens give you many of 
  813.        the same options as the FLEXI-Sort screen would (although the 
  814.        FLEXI-Label screen looks somewhat different because of the need to 
  815.        display the label).  You can 'A'dd an option (in Flexi-Label you 
  816.        will be adding fields), 'E'dit the values, or <ENTER> to execute 
  817.        the selection.
  818.  
  819.        A numeric value (1-20 reports, 1-10 labels) will run the FLEXI- 
  820.        option # automatically.
  821.  
  822.        'N' will allow you to run dBaseIII .LBL or .FRM type files from 
  823.        DOS.  You will see a directory of .FRM or .LBL files, and you can 
  824.        select one to run.  You can use the dBaseIII file samples 
  825.        provided, modify them, or create your own.  If you have dBaseIII, 
  826.        at the dot prompt, enter '.MODIFY REPORT(LABEL) oldfile' to modify 
  827.        the file.  Or use the '.CREATE LABEL(REPORT) newfile' command to 
  828.        make your own. 
  829.  
  830.  
  831.  
  832.  
  833.  
  834.  
  835.  
  836.  
  837.  
  838.  
  839.  
  840.  
  841.  
  842.  
  843.        B&B MAIL User's Guide                                          15
  844.  
  845.  
  846.  
  847.               FLEXI-LABEL - detail screen
  848.               ---------------------------
  849.               The 1st of 10 possible label layouts are displayed, one on 
  850.               each page.  PgUp/PgDn to review each label format. 
  851.  
  852.               -----------------------------------------------------------
  853.               |                                                         |
  854.               |   -------- LABEL CONTENTS -------                       |
  855.               |   |                             |                       |
  856.               |   |                             |                       |
  857.               |   |   20 lines of label data    |       Set-up          |
  858.               |   |                             |       Questions       |
  859.               |   |                             |                       |
  860.               |   |                             |                       |
  861.               |   |                             |                       |
  862.               |   |                             |                       |
  863.               |   |                             |                       |
  864.               |   |                             |                       |
  865.               |   -------------------------------                       |
  866.               |                                                         |
  867.               |                                                         |
  868.               -----------------------------------------------------------
  869.  
  870.  
  871.               First Time - Editing
  872.               --------------------
  873.               To set up your label definitions the first time, you will 
  874.               normally enter 'E' to edit the default values. These values 
  875.               include: a short description (to help you remember the 
  876.               type of label stock to use, who normally uses these labels, 
  877.               etc.), set-up defaults, and all 20 lines of the label.  
  878.               When editing the 20 lines of the label, enter any text, or 
  879.               message you wish to appear on all labels. The syntax for 
  880.               text is simple: enclose in single quotes and use the plus 
  881.               sign to link anything prior to/after the text.  Printer 
  882.               commands must be in decimal form and entered as: 
  883.               CHR(decimal code).  If you want to put the "First Name", 
  884.               "address", or any other field on the label, it is recommended 
  885.               that you use the more automatic 'A'dd fields mode.
  886.  
  887.               Add fields
  888.               ----------
  889.               If you select 'A', your next step is to select the line to 
  890.               be modified (with arrow keys), then, enter 'A' again to 
  891.               select from the list of field names, F10 when done, or 'D' 
  892.               to Delete, 'I' to Insert a line.  (NOTE: you can enter 
  893.               these field names directly in the Edit mode if you are 
  894.               confident about spelling the field names right, and linking 
  895.               fields with plus signs(+) and identifying spacing with 
  896.               single quotation marks(')).
  897.        B&B MAIL User's Guide                                          16
  898.  
  899.  
  900.               Printer Control Commands
  901.               ------------------------
  902.               The use of PRINTER CONTROL commands can be especially
  903.               powerful in your label.  You can insert printer codes which 
  904.               "skip ?? lines" before or after your data which effectively 
  905.               expands your label to more than 20 lines.  You can use 
  906.               fancy fonts in the printing of name tags.  On laser 
  907.               printers you can print envelopes or postcards by 
  908.               incorporating the printer code to use the 'landscape' mode 
  909.               (on laser printers, this means rotating the print direction 
  910.               90 degrees) at line #1 of your label format.  Set 
  911.               your page length and ejects properly, and you can print one 
  912.               envelope at a time.
  913.  
  914.               TIP: If you use a laser printer, it applies toner in a heat
  915.                    process.  To avoid partially sealing your envelopes
  916.                    when printing them, order quality envelopes that are not
  917.                    heat sensitive.  This becomes a greater problem when 
  918.                    humidity is high. 
  919.  
  920.  
  921.  
  922.               Count of labels to be printed
  923.               -----------------------------  
  924.               'C' will provide a preliminary count of the labels to be 
  925.               produced BEFORE you start.  
  926.  
  927.  
  928.               'Z' will take you directly to the ZIPGROUPS report, bypassing
  929.               label printing. 
  930.  
  931.               F10 will return to the Main Menu.
  932.  
  933.  
  934.               Set-up questions - Flexi-Label detail screen
  935.               --------------------------------------------
  936.               Label stock - Enter the # of labels across on your label 
  937.               stock, 1, 2, 3 or 4 across (count # labels left to right 
  938.               across page).  
  939.  
  940.               If the label stock is greater than 1 across, you will be 
  941.               asked for the amount of SPACES to skip between labels (left 
  942.               to right spacing).  Since you have vertical control over 
  943.               spacing between labels, and horizontal control when there 
  944.               is more than 1 label across the sheet, you have COMPLETE 
  945.               control over how your labels appear, and you can 
  946.               accommodate ANY type of label stock.
  947.  
  948.  
  949.  
  950.  
  951.        B&B MAIL User's Guide                                          17
  952.  
  953.  
  954.               Vertical spacing - Enter the number of vertical LINES to 
  955.               skip between labels.  This will depend on the size of your 
  956.               labels (distance between the bottom to top of each label), 
  957.               the number of lines printed on each label, and the print 
  958.               style to be used by the printer.  The default is 3 lines 
  959.               between labels based on the standard distance between many 
  960.               label types of 1/2" and the common print style spacing of 6 
  961.               lines per inch.  
  962.         
  963.               Starting Row/Column - Identify where you want the 
  964.               printer to start printing your first label.  The default is 
  965.               row #0 and column #0 (the topmost and leftmost position).
  966.  
  967.               # of copies - Enter the number of sets of labels desired.  
  968.               The default is 1 set.
  969.  
  970.               If selecting multiple copies, normally each set of labels 
  971.               start on a new page.  But if you want to make multiple 
  972.               copies of just several labels, select [N]o so that blank 
  973.               labels are not wasted on each page.  You can also use this 
  974.               option to make your own company's return labels.  Just 
  975.               enter your company data, Flexi-Select just THAT record 
  976.               number, and if you want 50 labels, enter 50 copies, or use 
  977.               the EXTRA labels function (see below).
  978.  
  979.               Page Length - Use this value to define how many lines are 
  980.               printed on a page.  At 6 lines per inch, the default page 
  981.               length is 66 lines, less a couple lines for margins.  This 
  982.               value is used in conjunction with the next option, 
  983.  
  984.               Pause after printing a Page - Handy if you have to insert 
  985.               label stock manually.  If you have continuous fanfold label 
  986.               stock, or if your printer feeds label stock automatically 
  987.               such as laser printers, you do not need to pause between 
  988.               pages.  If you produce many labels, we suggest you consider 
  989.               continuous label stock.  
  990.  
  991.               Page Eject - If you use continuous form labels, you won't
  992.               need ejects.  If you have a laser printer with sheet stock,
  993.               answer 'Yes' to send a page eject after printing a full
  994.               page (see page length above).
  995.  
  996.               Full State Name - You can opt to print the State name on 
  997.               each label instead of the Postal Service abbreviation for 
  998.               states.  The information for state names comes from the 
  999.               states.dbf file.
  1000.  
  1001.  
  1002.  
  1003.  
  1004.  
  1005.        B&B MAIL User's Guide                                          18
  1006.  
  1007.  
  1008.               Extras - You can automatically produce extra labels for a 
  1009.               particular record if you have inserted a numeric value into 
  1010.               one of several fields.  You can use the Customer #, Sales, 
  1011.               Code #1, Code #2, or even the Business Phone field.  You 
  1012.               will be asked which field to use.  (Note to print extras of 
  1013.               just one record, say labels for YOUR COMPANY NAME, you 
  1014.               should have already selected that record in Flexi-Select).  
  1015.               But if you are printing "EXTRA" labels, and if you selected 
  1016.               the Sales Field to indicate how many EXTRAS to produce, 
  1017.               make sure that you don't have a record with $400 in the 
  1018.               Sales Field because you'll end up with 400 labels.  If some 
  1019.               of the values translate to a non-numeric value, such as 
  1020.               "MB" in Code, or "444-555-1111" in business phone, B&B will 
  1021.               default to a quantity of one label.
  1022.  
  1023.               If you are not sure how these values will affect your 
  1024.               labels, experiment.  You can select a zip code having only 
  1025.               about a dozen records.  That way, if you make any errors, 
  1026.               you will not waste much label stock.  TIP: Use paper 
  1027.               initially to adjust sizing.
  1028.  
  1029.               LABEL STOCK
  1030.               -----------
  1031.               Some printers can utilize labels made especially for 
  1032.               copiers, others require special laser labels.  Avoid labels 
  1033.               designed for typewriters.  Die Cut labels with the excess 
  1034.               removed can peel-off and jam your printer.  Here are some 
  1035.               SAMPLE value for several different type of Label stock.  
  1036.               (These values will depend on the number of lines printed on 
  1037.               each label, the type of printer, and personal alignment 
  1038.               preferences.  These SAMPLES were based on 6 lines/label):
  1039.  
  1040.  
  1041.                                 ------ LABEL TYPE (see below) ------
  1042.                                     A      B      C
  1043.  
  1044.               # ACROSS PAGE         2      3      1
  1045.               # HORIZ. SPACES      40     29     NA
  1046.               # VERTIC. SPACES      6      3      3
  1047.               STARTING ROW          4      0      0 
  1048.               STARTING COLUMN       4      0      0
  1049.               # COPIES           ----- indiv. preference -----------
  1050.               PAGE LENGTH          64     64      ? 
  1051.               PAUSE AFTER EA PG  ----- indiv. prefer/printer type---
  1052.               EJECT AFTER EA PG  ----- printer type ----------------
  1053.               USE STATE NAME     ----- indiv. preference -----------
  1054.               EXTRA LABELS       ----- indiv. preference -----------
  1055.  
  1056.        A= Avery Labels #5163(laser) #5352(copier), 2 across, 10/pg, 2"x4"
  1057.        B= Avery Labels #5360(copier), 3 across, 21/pg, 1-7/16"x2-13/16"
  1058.        C= Generic, 1 across continuous fanfold labels, 4"x1-7/16"
  1059.        B&B MAIL User's Guide                                          19
  1060.  
  1061.  
  1062.        PAUSE/CANCEL PRINTING
  1063.        ---------------------
  1064.        The system can be forced to PAUSE by entering Ctrl-S.  Entering 
  1065.        another Ctrl-S will resume.  You can CANCEL many of the output 
  1066.        options with the F10 key (except Import/Export).  
  1067.  
  1068.  
  1069.        ZIPGROUPS Report 
  1070.        ----------------
  1071.        After labels are printed, you will be prompted to select the 
  1072.        ZIPGROUPS report which summarizes the number of pieces in the 
  1073.        mailing on 9, 5 and 3 digit zip code subtotals.  This option is 
  1074.        only accurate when the zip code sort is selected.  If you've 
  1075.        already printed your labels and want JUST the ZIPGROUPS report, 
  1076.        you can enter 'Z' from the FLEXI-Label screen, or just start
  1077.        printing labels, F10 to quit immediately, and your zip group prompt
  1078.        will appear.
  1079.  
  1080.  
  1081.        You will be prompted for the 'group size' you wish to see.  If you 
  1082.        are only concerned with the zip groups having 10 pieces or 
  1083.        more, you can select to print only groups having 10 or more pieces.
  1084.  
  1085.  
  1086.  
  1087.  
  1088.  
  1089.  
  1090.  
  1091.  
  1092.  
  1093.  
  1094.  
  1095.  
  1096.  
  1097.  
  1098.  
  1099.  
  1100.  
  1101.  
  1102.  
  1103.  
  1104.  
  1105.  
  1106.  
  1107.  
  1108.  
  1109.  
  1110.  
  1111.  
  1112.  
  1113.        B&B MAIL User's Guide                                          20
  1114.  
  1115.  
  1116.        ---------------
  1117.        IMPORT / EXPORT 
  1118.        ---------------
  1119.        B&B Systems can read/write files from/for use by, other sources 
  1120.        (mainframe computer, word processing systems, list vendors, etc.).  
  1121.        This is a fast way to share and consolidate files.  
  1122.  
  1123.        Which File?
  1124.        -----------
  1125.        Normally you will be using the Master Data file, Mail.dbf, when 
  1126.        Importing or Exporting.  But with the advent of version 3.3, you 
  1127.        can select one of the other .dbf files used by B&BMail.  For 
  1128.        example, the Zip.dbf file is used in the F1 Help mode when 
  1129.        editing or adding records.  The zip file can be used to 
  1130.        automatically insert City and State data for a selected Zip code.  
  1131.        If you only enter records in B&B Mail for Illinois, you could 
  1132.        Import a file of Illinois Zip/City/State data into your Zip.dbf 
  1133.        file.  You would be wasting a lot of Disk Space if you imported 
  1134.        all 43,000 USA zip codes, but you may expand into Iowa and may 
  1135.        want to import Iowa zip codes at a later date. 
  1136.  
  1137.        TIP:B&B Systems makes available the latest Zip Code data for the USA
  1138.        in separate zip files for each state that can be downloaded from 
  1139.        B&B System's bulletin board, P.C. Manager.  These files are ready for 
  1140.        importing into the Zip.dbf file.
  1141.  
  1142.  
  1143.        Import
  1144.        ------
  1145.        B&B Mail will import these types of files.  
  1146.  
  1147.             ASCII (Comma Delimited or SDF - Standard Data Format)
  1148.             dBaseIII (.dbf) 
  1149.             Lotus 1-2-3 
  1150.             DIF
  1151.             SYLK (Multiplan Spreadsheet)
  1152.  
  1153.        When importing file types, OTHER THAN .DBF, make sure the fields 
  1154.        are arranged in the same sequence as shown in the Appendix (ie. 
  1155.        Last Name first, etc.).  Before Importing you will be given the 
  1156.        opportunity to print the existing file structure (field order).  
  1157.        Or, you can produce an example of how the Import file should 
  1158.        appear by first producing an Export 'TEST' file. 
  1159.  
  1160.        TIP: If you import files regularly, the Add Date, unless you add
  1161.             it to the import file first, is normally missing.  You can use 
  1162.             Search/Replace to enter the Add Date by Flexi-Selecting
  1163.             all records with a blank Add Date, then Search/Replace with 
  1164.             current date. When adding records in Add Mode, Add Date is 
  1165.             assumed to be today's date as the default.
  1166.  
  1167.        B&B MAIL User's Guide                                          21
  1168.  
  1169.        
  1170.        When Importing, speed will be increased if you import your file
  1171.        from the hard drive instead of a floppy drive.  If you put your 
  1172.        import file on C:>MAIL, just make sure the import file name isn't
  1173.        mail.dbf, or some other existing file name, or else your existing
  1174.        file will be lost and overwritten by your import file.
  1175.  
  1176.  
  1177.        EXPORT
  1178.        ------
  1179.        B&B Mail can export the same type of files listed under Import, 
  1180.        plus, it can produce a Ventura type file that can be used in Desk 
  1181.        Top Publishing.  B&B Mail will automatically assign TAGs to each 
  1182.        field.
  1183.  
  1184.        There are several additional options available before exporting 
  1185.        your file.  You will be presented with the FLEXI-SORT option to 
  1186.        allow you to sort your file in a specific order.  The FLEXI-SELECT 
  1187.        option will allow you to select only specific records for your 
  1188.        export file.                                                        
  1189.        And lastly, you will be asked if you would like to 
  1190.        change the 1) order/sequence of your output fields OR 2) the 
  1191.        number of output fields.  For example, you may prefer your file to 
  1192.        have the Company Name (CN) in front of the Last Name (LN).  OR, 
  1193.        you may not wish to include Sales (SALES) or Added-to-file-date 
  1194.        (ADDDATE) in your export file. 
  1195.  
  1196.        If you select to export an ASCII Comma Delimited field, you can 
  1197.        also opt to select a different delimiter (the character that 
  1198.        separates each field) than a comma.  For example, you may use a 
  1199.        software package that needs the '@' character to mark the 
  1200.        beginning and ending of fields. 
  1201.  
  1202.  
  1203.        ASCII type files
  1204.        ----------------
  1205.        There are two common types of ASCII file formats: COMMA DELIMITED 
  1206.        and SDF(Standard Data Format).   ASCII refers to the fact that 
  1207.        ONLY Normal ASCII characters (numbers or letters of the alphabet, 
  1208.        upper or lower case, and a limited number of special codes) appear 
  1209.        in the file.  There are no special control or binary codes.  In 
  1210.        both types of ASCII files, every record is a separate line, with 
  1211.        records separated by a carriage return. The remaining difference 
  1212.        between these two types of files is how the data appears on each 
  1213.        line.  
  1214.  
  1215.        You can test if a file is ASCII by reviewing the file on your 
  1216.        screen.  At the DOS prompt, enter C:>TYPE FILENAME.TXT.  If every 
  1217.        character is legible (no special characters, unusual spacing, no 
  1218.        beeps from your computer), then it is probably an ASCII file.
  1219.  
  1220.  
  1221.        B&B MAIL User's Guide                                          22
  1222.  
  1223.        Most other programs, such as Lotus 1-2-3, R-Base, Symphony, and 
  1224.        most MailMerge programs can use, or produce, a file in at least 
  1225.        one of these formats.
  1226.  
  1227.  
  1228.  
  1229.  
  1230.        COMMA DELIMITED files contain commas to separate fields.  Many 
  1231.        Word Processing and Data Base Management software handle this 
  1232.        type of file. Commonly double quotes (") are used to enclose 
  1233.        character type fields.  Numeric fields are left alone.  Also, 
  1234.        numeric fields do not contain commas to delineate thousands.  
  1235.        This transfer method saves space, and is fine if the number, AND 
  1236.        the order of the fields is the same in the FROM and TO systems.
  1237.                                                                        
  1238.        STANDARD DATA FORMAT files contain fields that start in specific 
  1239.        positions no matter how much data the field actually contains 
  1240.        (common for Spreadsheet programs).  Field 1 starts in Column 1 
  1241.        and field 2 starts in Column 12(?) even if field 1 is blank.  
  1242.        This method is necessary if you need to change the length of 
  1243.        fields, OR add/delete fields because the FROM or TO system have 
  1244.        differing file structures.  
  1245.  
  1246.        For example, if you require that the export file ADDRESS be 20 
  1247.        characters long, instead of 25, you need to use your word 
  1248.        processor to DELETE a 'Block' of text 5 columns wide.  You will 
  1249.        need to become familiar with 'Blocking' and setting the 'Blocking' 
  1250.        mode to columnar (ie. the text you block will appear to be vertical 
  1251.        columns, and excludes text to the left and right of your 
  1252.        'Blocking' markers).  In Wordstar, set this mode with Ctrl-K-N.
  1253.  
  1254.        If, in the prior example, you need an address 30 characters long, 
  1255.        you would INSERT a 'Block' of blank text 5 characters wide at the 
  1256.        25th position of the address.
  1257.  
  1258.  
  1259.        EXAMPLES:
  1260.  
  1261.        COMMA DELIMITED file
  1262.        -----------------------------------------------------------------
  1263.        |   Smith, Joe, 123 Main ST, New York, NY, 10000, etc.          | 
  1264.        |   Jones, William, 666 E St, Elmhurst, IL, 60011, etc.         | 
  1265.        -----------------------------------------------------------------
  1266.  
  1267.  
  1268.        STANDARD DATA FORMAT file
  1269.        -----------------------------------------------------------------
  1270.        |   Smith    Joe     123 Main ST    New York    NY   10000,etc. | 
  1271.        |   Jones    William 666 E St       Elmhurst    IL   60011,etc. | 
  1272.        -----------------------------------------------------------------
  1273.  
  1274.  
  1275.        B&B MAIL User's Guide                                          23
  1276.  
  1277.  
  1278.        USE Import/Export FOR GLOBAL CHANGES/EDITING
  1279.        ---------------------------------------------
  1280.        You can use the SEARCH/REPLACE function to change many values at 
  1281.        one time, or you can write (Export) a copy of your file and then 
  1282.        use your Word Processing software to change values in the file, 
  1283.        and then read (Import) the data back into your file.  (An example 
  1284.        might be to use your word processor to locate for MISC. CODE=XX 
  1285.        and replace with ZZ if you redefine your Misc. Codes).  You can 
  1286.        also Merge/Add different files together, or Split/Erase sections 
  1287.        of the data any way you'd like.  Don't forget, since these are 
  1288.        simple ASCII (American Standard Code for Information Interchange) 
  1289.        files, use the NON-Document mode in your word processor.  In 
  1290.        Wordstar, you would open the file (to begin working on it) with 
  1291.        'N', not 'D'.
  1292.  
  1293.        Also, each line equals to one record.  Each line normally ends 
  1294.        with a line feed and a carriage return (ASCII characters 10 and 
  1295.        13).  Don't worry if you don't see these codes on the far right 
  1296.        hand end of each line.  They are handled by most PC word and data 
  1297.        processors automatically.
  1298.  
  1299.        If you were to (Export) a copy of your file for editing, you need 
  1300.        to keep this in mind:  If, after editing your Export file, you 
  1301.        read this file back into your existing file, you would have 
  1302.        duplicates of each record.  Instead, mark ALL your exported 
  1303.        records for deletion BEFORE importing them back in.
  1304.  
  1305.  
  1306.  
  1307.  
  1308.  
  1309.  
  1310.  
  1311.  
  1312.  
  1313.  
  1314.  
  1315.  
  1316.  
  1317.  
  1318.  
  1319.  
  1320.  
  1321.  
  1322.  
  1323.  
  1324.  
  1325.  
  1326.  
  1327.  
  1328.  
  1329.        B&B MAIL User's Guide                                          24
  1330.  
  1331.        
  1332.        -------------------
  1333.        DUPLICATE  CHECKING 
  1334.        -------------------
  1335.        You can have B&B MAIL do duplicate checking for you.  But B&B Mail 
  1336.        goes one step further than just checking for EXACT matches of 
  1337.        other records.  Exact matching will NOT uncover differences in 
  1338.        spelling.  If you have two records, one with a last name of 
  1339.        SCHULTZ, and one with SHULTS (with matching first names and city 
  1340.        names) exact matching will not identify them as duplicates, 
  1341.        although they may be. 
  1342.  
  1343.        The duplicate checking options of B&B Mail identifies matching 
  1344.        records either on EXACT spelling or SOUNDEX (phonetic) of Last 
  1345.        name, First name AND City name.  With version 3.3, you can select 
  1346.        any fields to check for duplication.  To use this feature, you 
  1347.        will use one of your Flexi-REPORTS.  If FLEXI-Report #3 defines 
  1348.        the fields Address and Misc Code, then if you select #3, 
  1349.        duplicates found for those two fields will be listed. 
  1350.  
  1351.        You can also opt for B&B Mail to automatically mark all duplicate 
  1352.        records for deletion.  But it is suggested that you print a report 
  1353.        of the duplicates BEFORE opting to delete them automatically.  
  1354.        Check the report first for accuracy and then re-run the process 
  1355.        with the automatic deletion feature turned-on.  If there are 
  1356.        several records you prefer NOT to delete, note their record 
  1357.        numbers on the report, process the automatic deletions, then go 
  1358.        back and Recall them from deletion status individually in the Edit 
  1359.        mode.
  1360.  
  1361.  
  1362.  
  1363.  
  1364.  
  1365.  
  1366.  
  1367.  
  1368.  
  1369.  
  1370.  
  1371.  
  1372.  
  1373.  
  1374.  
  1375.  
  1376.  
  1377.  
  1378.  
  1379.  
  1380.  
  1381.  
  1382.  
  1383.        B&B MAIL User's Guide                                          25
  1384.  
  1385.        =================
  1386.        MAINTENANCE  MENU
  1387.        =================
  1388.  
  1389.        DELETE/RECALL RECORDS
  1390.        ---------------------
  1391.        Deletions or Recall from deletions can be done here on a mass 
  1392.        basis, instead of individually. 
  1393.  
  1394.        REMOVE RECORDS MARKED FOR DELETION - HOUSEKEEPING
  1395.        -------------------------------------------------
  1396.        This process is commonly called "packing" because it physically 
  1397.        removes records that you have previously marked as deleted, but 
  1398.        still occupy space in the file.  As a secondary function, when 
  1399.        these records are removed, the index files (which provide the 
  1400.        "pointers" for locating records) are also re-written or re-
  1401.        indexed.  This secondary function is important by itself when it 
  1402.        appears that records are not being located properly.
  1403.  
  1404.        PRINT CONTROL MENU 
  1405.        ------------------
  1406.        A Printer control menu is provided to send control characters to 
  1407.        change printer options.  The default values are for Epson and 
  1408.        compatible printers, but by entering 'E' you can edit these values 
  1409.        to suit your printer.  In order for you to properly edit these 
  1410.        codes, you need to use your printer manual to identify the proper 
  1411.        DECIMAL codes for the desired result, and be sure to maintain the 
  1412.        proper syntax: CHR(your decimal code) plus '+' to link multiple 
  1413.        codes.  This menu can be called from the Maintenance menu, and is 
  1414.        not related to the printer codes entered during installation.      
  1415.        There are three Custom codes that can be edited for any use.
  1416.  
  1417.        If you've ever wondered how you can change your printer fonts just
  1418.        prior to a print job, you can do it with PRINT CONTROL MENU.
  1419.        Let's say you were just about to print a QuickLabel from the
  1420.        browse screen, but want to change your printer style to BOLD.
  1421.        Access this menu, select the bold option, and your ready to print 
  1422.        without leaving your system.
  1423.  
  1424.        MODIFY DATA ENTRY SCREEN PROMPTS
  1425.        --------------------------------
  1426.        This option allows you to modify the Field Names that are 
  1427.        displayed while Adding/Editing a record.
  1428.  
  1429.        SELECT A DIFFERENT MAIN FILE
  1430.        ----------------------------
  1431.        Access a file other than Mail.dbf (see Pre-Plan use of your files).
  1432.  
  1433.  
  1434.  
  1435.  
  1436.  
  1437.        B&B MAIL User's Guide                                          26
  1438.  
  1439.        OPTIONS
  1440.        -------
  1441.        With this selection you can change some of the behavior of B&B Mail.
  1442.        For instance, normally after adding a record, the next record
  1443.        screen will "clear" the name and address information.  B&B Mail 
  1444.        senses that when this critical information is missing, and will
  1445.        exit from the Add Mode when you PgDn.  If you elect to NOT clear this 
  1446.        data for each new add screen, (ie. you are entering "RESIDENT" for 
  1447.        names and don't want to retype "RESIDENT" each time), remember that
  1448.        in order to exit the Add Mode, put blanks in the name/address info.
  1449.        Also, similar name and address data may lead to frequent "duplicate
  1450.        record" warnings, and you can elect to NOT check for duplicates.
  1451.  
  1452.        Lastly, for every 'Help' data file such as states, or zip, you have
  1453.        two ways to validate proper data entry.  You can elect to VALIDATE
  1454.        the value that is entered.  If this option is turned on, if a zip is 
  1455.        entered and not found in the zip file, a warning will appear on the 
  1456.        screen.  You can also request a screen warning for fields where 
  1457.        no BLANK data is allowed.  You can have a field verified for VALID
  1458.        data and/or BLANK data.
  1459.  
  1460.  
  1461.        -----------------
  1462.        TESTING  MAILINGS 
  1463.        -----------------
  1464.        If you want to keep your vendor or purchased lists as separate 
  1465.        test files, copy your B&B master files (empty) to a temporary 
  1466.        'test' directory and load the vendor list (Import).  Or, use your 
  1467.        word processor to edit the import ASCII file, insert a 'TM' (or 
  1468.        some other marker) in the Misc. Code location in the file.  
  1469.        Import, and then use Flexi-Select to select only Misc. Code='TM' 
  1470.        records to test your mailing. 
  1471.  
  1472.        You can test the probable results of your mailings using Nth 
  1473.        sampling technique.  Use of the Nth sampling technique, such as 
  1474.        mailing to every 100th record, is most useful when additional 
  1475.        information is known in addition to zip codes.  Information such as 
  1476.        age, or earnings level are invaluable.   
  1477.  
  1478.        Measure the response to the test mailings.  If you notice the 
  1479.        response is only 2% overall, but 5% from a 40-50 year old age 
  1480.        group in all Zips starting with 631xx, focus your mailing.  
  1481.        Produce labels from your file for records with a Misc. Codes=40 
  1482.        (Misc. Code used as age indicator) and Zip codes=631.  Results of 
  1483.        tests from a sample, as long as the sample is reasonably large 
  1484.        enough to be representative, can normally be applied to the whole file.
  1485.  
  1486.        If you are not sure how many to include in your sample mailing, 
  1487.        there are several approaches which will probably give you better 
  1488.        results than just guessing.  Each method gets progressively more 
  1489.        complicated, but the results become more predictable and measurable.
  1490.  
  1491.        B&B MAIL User's Guide                                          27
  1492.  
  1493.        It should be obvious that the larger number in the sample, the 
  1494.        more reliable the results.  But sampling is meant to give you an 
  1495.        idea of the effectiveness of your list before you invest all the 
  1496.        dollars on postage/printing for the entire list.
  1497.  
  1498.        Method #1 - Simple Nth Sampling 
  1499.        ================================================================ 
  1500.        If you decide to send a test mailing to every 10th record on your 
  1501.        file, you would select 10 for your Nth value.  But if your file 
  1502.        size is small, a test of one tenth of a file size of 1,000 would 
  1503.        only produce 100 test mailings, probably not large enough to 
  1504.        provide reliable test results.
  1505.  
  1506.        Whereas a file size of 500,000 records would produce a test of 
  1507.        50,000 pieces.  This size is probably unnecessarily large to 
  1508.        provide a measure of effectiveness.  Use discretion.  Depending on 
  1509.        your selection, the Return Rate of the test mailing may not be 
  1510.        representative of the total file.
  1511.  
  1512.        If the sample size were 1,477, and the total number of records in 
  1513.        the file was 15,000, use Nth sampling to select every 10th record 
  1514.        (15,000/1,477).
  1515.  
  1516.  
  1517.  
  1518.  
  1519.                                                                        
  1520.        Method #2 - Break Even Method 
  1521.        ================================================================ 
  1522.        Step 1 - Calculate the Return Rate that would be required for you 
  1523.        to cover all of your costs, but not provide a profit (Break Even).  
  1524.        For example, if you make $100 profit on each sale, and the 
  1525.        printing/mailing costs are $1 per mailing piece, you would need a 
  1526.        1% return to break even.
  1527.  
  1528.        Step 2 - Assume that you need a certain # of returns before the 
  1529.        results would be considered valid.  For a small mailing, a return 
  1530.        of 30 pieces may validate the effectiveness of the mailing.  A 
  1531.        large file may require 75 returned pieces.  We will assume 60 
  1532.        here.
  1533.  
  1534.  
  1535.                                   60 returned indicating valid test
  1536.        Formula for sample size = ---------------------------------------
  1537.                                              .01 Return Rate
  1538.  
  1539.                                = 6,000
  1540.  
  1541.  
  1542.  
  1543.  
  1544.  
  1545.        B&B MAIL User's Guide                                          28
  1546.  
  1547.  
  1548.        Method #3 - Probability 
  1549.        ================================================================ 
  1550.        Step 1 - Make a 'Best Guess' of the return % you expect. (eg. 4%, 
  1551.        or .04).
  1552.  
  1553.        Step 2 - Pick an Acceptable Margin of error (eg. plus or minus 1% 
  1554.        would be .01)  Do not define a margin of error too fine (say, 
  1555.        .005), because this just forces the sample size to be 
  1556.        geometrically, and maybe unreasonably large. 
  1557.  
  1558.        Step 3 - Desired Confidence level (eg. 'I want to be 95% sure my        
  1559.        sample size is right.').  Use a confidence level that is standard 
  1560.        like, 99%, 95%, 90%, etc. Again, the larger the confidence level, 
  1561.        the larger the sample size will be.  Convert the % to the Standard 
  1562.        Deviation (in this case, 1.96).  Any book that covers Standard 
  1563.        Deviations will include a bell shaped curve called a normal curve 
  1564.        that illustrates the law of probability (the likelihood of a value 
  1565.        being on/or near the center line, after being repeated many 
  1566.        times.)
  1567.  
  1568.  
  1569.  
  1570.        -----------------------------------------------------------------
  1571.        CALCULATE THE SAMPLE SIZE (uses example figures from above):
  1572.  
  1573.                                                 .04 x (1 - .04)
  1574.        Formula to calculate Sample Size  = ------------------------
  1575.                                             (.01/1.96) x (.01/1.96)
  1576.  
  1577.                         
  1578.                                                    .0384
  1579.                                          = ------------------------
  1580.                                             (.005102) x (.005102)
  1581.  
  1582.                                         
  1583.                                          =  1,477
  1584.  
  1585.                                                              
  1586.  
  1587.  
  1588.  
  1589.  
  1590.  
  1591.  
  1592.  
  1593.  
  1594.  
  1595.  
  1596.  
  1597.  
  1598.  
  1599.        B&B MAIL User's Guide                                          29
  1600.  
  1601.  
  1602.  
  1603.        AFTER INITIAL MAILING, MARGIN OF ERROR CAN BE CALCULATED (Assumes 
  1604.        Actual Return of 5%):
  1605.  
  1606.        Formula to verify Margin of Error = 1.96 x square root of:
  1607.  
  1608.                                            .05 x (1 - .05)
  1609.                                          = ---------------
  1610.                                                1,477
  1611.  
  1612.                                          = .011        
  1613.  
  1614.  
  1615.        CONCLUSION
  1616.        ----------
  1617.        Based on the examples shown above, you can be 95% sure that your 
  1618.        mailing list would produce a 5% return, plus or minus 1.1%.  Make 
  1619.        sure you are comfortable with the Confidence level selected, 
  1620.        Return Rate, and Margin of Error.  The size of the sample will 
  1621.        then take care of itself based on the formulas.
  1622.  
  1623.  
  1624.  
  1625.  
  1626.  
  1627.  
  1628.  
  1629.  
  1630.  
  1631.  
  1632.  
  1633.  
  1634.  
  1635.  
  1636.  
  1637.  
  1638.  
  1639.  
  1640.  
  1641.  
  1642.  
  1643.  
  1644.  
  1645.  
  1646.  
  1647.  
  1648.  
  1649.  
  1650.  
  1651.  
  1652.  
  1653.        B&B MAIL User's Guide                                          30
  1654.  
  1655.  
  1656.        --------------
  1657.        BULK  MAILINGS 
  1658.        --------------
  1659.  
  1660.        If you produce enough mailing pieces, you may want to consider 
  1661.        sending your mailings using a discount Postal Service rate.  
  1662.        (Contact US Postal Service for current rates and restrictions. 
  1663.        Recently, the Post Office minimum is 200 for 3rd class or 500 for 
  1664.        1st class.  A 500 piece first class mailing could cost $110, while 
  1665.        pre-sorting would cost $90.  The savings become larger as the # of 
  1666.        pieces increases.)  Since rates and requirements are subject to 
  1667.        change, this section is intended only to help you become familiar 
  1668.        with Postal Service discounts.  B&B Mail's sorting and ZipGroups 
  1669.        report provide the 9,5 and 3 digit Zip summaries required.  
  1670.  
  1671.  
  1672.  
  1673.        STEP 1 - Select Rate desired (No mixing)
  1674.        -------- TYPES -------------     --------- REQUIREMENTS --------
  1675.        3rd Class Carrier route sort     10 or more pieces per route, 125 
  1676.                                         per zip.
  1677.        3rd Class 5/3 digit Zip sort     More than 125 pieces for any 5 
  1678.                                         digit zip.
  1679.                                         Residual mail goes at bulk rate, 
  1680.                                         and does not apply towards 200 
  1681.                                         minimum.
  1682.        3rd Class Bulk rate 
  1683.        1st Class Carrier route sort     10 or more pieces per route, 125 
  1684.                                         per zip.
  1685.        1st Class 5/3 digit Zip sort 
  1686.  
  1687.  
  1688.  
  1689.  
  1690.        STEP 2 - Bundle w/Rubber Bands   Same for all classes
  1691.        -----------------------------------------------------
  1692.        Bundle all pieces with the same 5 digit Zip (minimum of 10/bundle, 
  1693.        maximum of about 4" thick).   Groups of 10 or more are marked on 
  1694.        ZipGroups report.
  1695.  
  1696.        After making as many complete 5 digit Zip groups as possible, 
  1697.        consolidate all pieces with the same first 3 digits.  These groups 
  1698.        are also marked on ZipGroups report.
  1699.                                                   
  1700.  
  1701.  
  1702.  
  1703.  
  1704.  
  1705.  
  1706.  
  1707.        B&B MAIL User's Guide                                          31
  1708.  
  1709.  
  1710.        STEP 3 - Put PO stickers on top mailer in each bundle
  1711.        ------------------------------------------------------
  1712.        The Post Office supplies 'D' stickers (for all 5 Digits match), 
  1713.        '3' stickers (for first 3 Digits match), and 'S' sticker (for all 
  1714.        one state) bundles.  These stickers are applied on the top piece 
  1715.        in each bundle.
  1716.  
  1717.        RESIDUAL MAIL -Remaining pieces should be grouped by State. State 
  1718.        bundles can be given an 'S' sticker.  Miscellaneous pieces can be 
  1719.        bundled and given an 'MS' (MIXED STATES) sticker.  Residual mail 
  1720.        may not qualify for the discounted rate, and should be sent 1st 
  1721.        class.  If you selected one of the 1st class discounts, your 
  1722.        residual mail can count toward the minimum (500 pieces).
  1723.  
  1724.  
  1725.  
  1726.  
  1727.        STEP 4 - Bag bundles
  1728.        --------------------
  1729.        The Postal Service supplies bags to insert your bundled pieces.  
  1730.        The quantity minimums for the number of bundles in each bag is 
  1731.        similar to the number of pieces in each bundle, 10 minimum (except 
  1732.        for the 'residual' bundles at the end).
  1733.  
  1734.  
  1735.  
  1736.  
  1737.        Step 5 - Complete form RE: # of pieces, bags
  1738.        --------------------------------------------
  1739.        Prepare the appropriate Postal Service form
  1740.  
  1741.  
  1742.  
  1743.  
  1744.        Other discounts 
  1745.        ---------------
  1746.        Additional discounts are available with Zip+4 sorting, but is not 
  1747.        available for carrier route mailings. 
  1748.  
  1749.  
  1750.  
  1751.  
  1752.  
  1753.  
  1754.  
  1755.  
  1756.  
  1757.  
  1758.  
  1759.  
  1760.  
  1761.        B&B MAIL User's Guide                                          32
  1762.  
  1763.  
  1764.        POSTAL SERVICE
  1765.        --------------
  1766.        The Postal Service provides the rubber bands for bundling, 
  1767.        stickers for marking the first piece in each bundle, bags, trays, 
  1768.        labels for bags, and forms for detailing the pieces in your 
  1769.        mailing, and net postage.
  1770.  
  1771.        The easiest way to handle payment of postage is to open an account 
  1772.        for the permit number, pre-pay, say $100, and subsequent mailings 
  1773.        will be deducted from the balance in your account. 
  1774.  
  1775.        The Postal Service provides other services for free, or for a 
  1776.        modest charge.  They will correct non-existent addresses, or 
  1777.        update addresses for 'change of addresses' that they may have.  
  1778.        They offer services to update the Zip+4's in your floppy disk 
  1779.        file, if presented to them in ASCII format (SDF or Comma 
  1780.        Delimited).  
  1781.  
  1782.        Most Post Offices will have reference books you can take with you 
  1783.        for the asking. 
  1784.  
  1785.                                                                   
  1786.        ANNUAL BULK MAIL PERMIT #
  1787.        -------------------------
  1788.        Give your print shop the Bulk Mailing Permit # (obtained from the 
  1789.        Postal Service) so that the printer may include it when printing 
  1790.        your window envelopes.  As a low volume alternative, you could 
  1791.        also have a stamp made to 'stamp' each envelope with your permit 
  1792.        #.  The current annual fee for a Permit # is $50.  But if you 
  1793.        compared a postage rate of $.22 versus a 3rd Class $.125 bulk 
  1794.        rate,  you would only need one mailing of about 600 pieces to 
  1795.        recover the cost of the annual fee. After that first mailing, 
  1796.        every additional mailing during the year would provide net 
  1797.        savings.  If you have some concerns over the response rate or 
  1798.        effect of a bulk rate mailing, relax.  Surprisingly, marketing 
  1799.        surveys dealing with response rates have found that first class 
  1800.        vs. bulk mail postages consistently does not effect mailing 
  1801.        response.
  1802.  
  1803.        TIP: when you ask the printer to print the Bulk Permit # box on 
  1804.             the envelope, ask that the size of the box be smaller 
  1805.             than a postage stamp, that way you can use your bulk envelopes
  1806.             for first class mailings also.  There is less waste, and no one
  1807.             can see the permit # underneath the postage stamp.
  1808.  
  1809.  
  1810.  
  1811.  
  1812.  
  1813.  
  1814.  
  1815.        B&B MAIL User's Guide                                          33
  1816.  
  1817.  
  1818.        SELLING YOUR MAILING LIST/BUYING MAILING LISTS
  1819.        ----------------------------------------------
  1820.        Should you decide to sell your mailing list, normally it will be 
  1821.        for a one-time use.  If you want to take steps that the list is IN 
  1822.        FACT used only once, consider 'planting' names (of relatives, 
  1823.        friends, special PO Boxes, etc.) in the list with mis-spellings 
  1824.        that will identify the person purchasing your list.
  1825.  
  1826.        There are service bureaus that will assist you in selling your 
  1827.        mailing list.  One of them is the Standard Rate and Data Service, 
  1828.        3004 Glenview Rd, Wilmette, Illinois, 60091, 312-441-2277.  This 
  1829.        company issues a 'list of mailing lists'.  There are about 80,000 
  1830.        lists by Market classification represented.  You can register your 
  1831.        list with them at no charge. Just ask for the Editor of the Direct 
  1832.        Mail List Rates & Data, and request a listing form.  If you are 
  1833.        interested in purchasing a list, the 'Direct Mail list' is 
  1834.        published 6 times/year, and costs about $269 for six issues, or 
  1835.        $166 for one.  This is also a good source for buying lists.
  1836.  
  1837.  
  1838.        PRINTER FONT COMMAND MENU 
  1839.        -------------------------
  1840.        A Printer control menu is provided to send control characters to 
  1841.        change printer options.  The default values are for Epson and 
  1842.        compatible printers, but by entering 'E' you can edit these values 
  1843.        to suit your printer.  In order for you to properly edit these 
  1844.        codes, you need to use your printer manual to identify the proper 
  1845.        DECIMAL codes for the desired result, and be sure to maintain the 
  1846.        proper syntax: CHR(your decimal code) plus '+' to link multiple 
  1847.        codes.  This menu can be called from the Maintenance menu. 
  1848.  
  1849.  
  1850.  
  1851.  
  1852.  
  1853.  
  1854.  
  1855.  
  1856.  
  1857.  
  1858.  
  1859.  
  1860.  
  1861.  
  1862.  
  1863.  
  1864.  
  1865.  
  1866.  
  1867.  
  1868.  
  1869.        B&B MAIL User's Guide                                          34
  1870.  
  1871.  
  1872.        ------------- 
  1873.        MISCELLANEOUS
  1874.        -------------
  1875.  
  1876.        GENERAL COMPUTER OPERATIONS
  1877.        ---------------------------       
  1878.        The DOS PATH command has serious limitations when it comes to 
  1879.        linking directories and finding non-executable files.  
  1880.         
  1881.        There is an excellent shareware program called SEARCH.COM from 
  1882.        Arborsoft Systems, Inc., PO Box 4599, Ann Arbor, Michigan, that 
  1883.        can be downloaded from many Bulletin Board Systems.  This program 
  1884.        is superior to DOS's PATH because it will find all related files 
  1885.        for a program that is called from a different directory, 
  1886.        regardless of file suffix. 
  1887.  
  1888.        If you decide to use Search.com, the recommended method is to use 
  1889.        the following PATH command Path=C:\; in your autoexec.bat file to 
  1890.        make a path back to the root directory, no matter where you 
  1891.        currently are.  Then, copy the file Search.com onto your root 
  1892.        directory, and develop a series of .bat (batch) files on the root 
  1893.        directory that will call your programs directly.  Using Wordstar 
  1894.        as an example, make a file called ws.bat with two lines: 
  1895.        search=c:\ws (looks to that subdirectory) and ws (runs the 
  1896.        program).  Entering WS will 'path' back to the root directory, 
  1897.        find ws.bat, which use search to link to ws directory, and runs 
  1898.        ws.  This will allow you to be on any subdirectory, like Mary, or 
  1899.        Phil, and call your word processor, data base manager, 
  1900.        spreadsheet, or any other program.  This is an excellent way to 
  1901.        keep your working text, data and worksheet files organized, 
  1902.        associated with the personnel who use them, and separate from the 
  1903.        subdirectory containing the program.  Check with Arborsoft for the 
  1904.        latest licensing fees, but the cost is reasonable considering the 
  1905.        power and flexibility you gain.  
  1906.  
  1907.        BACKUP
  1908.        ------ 
  1909.        Make BACKUP copies often (at least of your *.dbf files).  If you 
  1910.        have many transactions per day, you should backup daily, if not 
  1911.        twice daily.  You should also have multiple backup copies so that 
  1912.        you have at least one backup that is less than one day old,  one 
  1913.        a week old,  one a month old, etc.  You can use B&B Mail to write 
  1914.        an ASCII file to a blank floppy in A: using the Export option.  
  1915.  
  1916.        Backup hardware has become available in many different formats.  
  1917.        The mini-tape cartridge devices are handy.  The external versions 
  1918.        can be moved around to perform backup on multiple PC's.  
  1919.        Applications with large hard drives/files, especially where lists 
  1920.        are often sold to other mailers, may find the units which can 
  1921.        write/read standard 9" reel tapes useful. 
  1922.  
  1923.        B&B MAIL User's Guide                                          35
  1924.  
  1925.        B&B SALELEAD VS. B&B MAIL
  1926.        -------------------------
  1927.        B&B Salelead is a superset of B&B Mail that was designed to 
  1928.        consolidate Marketing Information, and to be your letter manager.  
  1929.        If you are looking for options other than affixing labels to 
  1930.        envelopes, B&B SaleLead was designed to use personalized letters 
  1931.        which fit into window envelopes eliminating matching labels with 
  1932.        letters, allows customized letters, and reduces manpower for mailings.  
  1933.  
  1934.  
  1935.        NETWORKING VERSION
  1936.        ------------------ 
  1937.        B&B Mail networking versions are available upon request.  B&B Mail
  1938.        network will work on any LAN that supports standard protocols of 
  1939.        DOS versions 3.1 and greater (ie. Interrupt 21 data locking).  B&B 
  1940.        MAIL network is NetBios compatible, and will support any number of 
  1941.        workstations.  Fully compatible with dBase, B&B Mail can run at 
  1942.        the same time as dbIII LAN, share each others files and respect 
  1943.        each others locks.  Networks supported:NOVELL;3COM;3+;10NET(v 4.0);
  1944.        PC-NET;PC-LAN;LANTASTIC (v2.2);BANYAN;INVISIBLE;SIMPLENET(v 3.0).
  1945.        Note:Let us know if using Novell Spooler earlier then version 2.0.
  1946.        NetBIOS is not necessary for file/record locking, but is required for
  1947.        message/task and screen handling.
  1948.  
  1949.  
  1950.        EXISTING FILE CONVERSION SERVICE
  1951.        --------------------------------
  1952.        If you currently have a file of mailing records (from a 'list' 
  1953.        vendor, 1-2-3 files, ASCII files, etc.), but do not know how to 
  1954.        convert them to the B&B Mail format/structure (see Appendix), B&B 
  1955.        will convert this file for you at ten cents per name.  Send the 
  1956.        file electronically to B&B's electronic Bulletin Board, P.C. 
  1957.        Manager, or send on an IBM 5 1/4" 360K floppy disk/or 3-1/2" 1.4m 
  1958.        disk to B&B Systems.  The approximate time required is 2 weeks. 
  1959.  
  1960.        
  1961.        YELLOW PAGES NAMES/ADDRESSES by ZIP CODE or SIC Code
  1962.        ----------------------------------------------------
  1963.        B&B Systems can provide you with Company Name/Address/City/State/
  1964.        Zip/SIC Code data from the Yellow Pages for any ZIP CODE or STATE 
  1965.        or SIC (Standard Industrial Code) that you supply to us.  The costs 
  1966.        vary, depending on the quantity desired.  Leave a message on B&B's
  1967.        Bulletin Board, PC MANAGER, requesting a quote. The completed file 
  1968.        can then be mailed to you on a floppy, or made available to you 
  1969.        on the Bulletin Board.
  1970.  
  1971.  
  1972.        LABELING Machines
  1973.        -----------------
  1974.        Machines are available to affix self adhesive labels onto your 
  1975.        mailing pieces.  Some manufacturers:Novatec of Gladwyne, PA;
  1976.        Master Addresser of Minneapolis, MN.
  1977.        B&B MAIL User's Guide                                          36
  1978.  
  1979.        ---------------
  1980.        TROUBLESHOOTING
  1981.        ---------------
  1982.  
  1983.        Q. REPORTS DON'T FIT PAGE
  1984.        A. If your reports don't seem to fit the paper properly, the wrong 
  1985.        printer control codes could have been used.  In order to verify 
  1986.        this, double check your printer manual.  You can re-install your 
  1987.        system (simply ERASE config.mem from DOS.  You can see these codes 
  1988.        by using the TYPE (DOS command) to send the config.mem file values 
  1989.        to the screen.  Many of the codes will appear unreadable, but each 
  1990.        of the printer control codes should appear as a 'CHR(   )' with 
  1991.        your decimal code in the parentheses.  This is a crude way to 
  1992.        verify these codes.  The best way, if you have dBase III, is to 
  1993.        enter 'RESTORE FROM CONFIG' at the dot prompt, then 'LIST MEMORY'
  1994.  
  1995.  
  1996.        Q. I GET AN ERROR AT STARTUP
  1997.        A. Make sure to read the DOCumentation files, including any README 
  1998.        files regarding upgrades from prior versions.  You should erase 
  1999.        config.mem and re-install.
  2000.  
  2001.  
  2002.        Q. HOW CAN I PRINT JUST ONE LABEL, AND HAVE THE PRINTER PAUSE?
  2003.        A. When defining the label set-up values, enter the number of 
  2004.        lines you wish to skip between labels (eg. entering 30 lines will 
  2005.        force a 5" piece of paper out of the printer after printing - 30 
  2006.        divided by 6 lines/inch).  Also, enter 'Y' to pause after printing 
  2007.        a page, and define the page as 34 lines long, 4 lines for the 
  2008.        label plus 30 skip lines.
  2009.  
  2010.  
  2011.        Q. HOW CAN I PRINT MANY COPIES OF JUST ONE LABEL, SAY FOR MY COMPANY?
  2012.        A. Make sure you've Added a record containing your company name/
  2013.        address.  In that record, enter a numeric value for the number of 
  2014.        labels desired in the Customer #, Sales, Code #1, Code #2, or 
  2015.        Business Phone field. (If possible, use a field that is not being 
  2016.        used for anything else)
  2017.  
  2018.        Enter L for Labels, and use Flexi-Select and Flexi-Label by 
  2019.        'E'diting and entering Y in the Options selection screen for both.  
  2020.        In Flexi-Select, 'A'dd a new selection, RECORD #, EQUALS TO, and 
  2021.        Your COMPANY's record RECORD #.  Highlight that new selection, and 
  2022.        <Enter>.
  2023.  
  2024.        In Flexi-Label, select an existing label format, or PgDn to select 
  2025.        a new label.  Use Flexi-Label and 'E'dit the EXTRAS code. Enter 
  2026.        the code for the field containing the number of extra copies 
  2027.        desired (customer #, etc.). <Enter> 
  2028.  
  2029.  
  2030.  
  2031.        B&B MAIL User's Guide                                          37
  2032.  
  2033.  
  2034.        Q. MY LABELS ARE NOT PRINTING PROPERLY ON PAGES AFTER THE 1ST?
  2035.        A. If you are using sheet label stock, such as that used by laser 
  2036.        printers, there are various values that affect positioning of 
  2037.        labels.  Make sure your page length is accurate.  If you elect to 
  2038.        EJECT after each page (and you should), a new page is 
  2039.        automatically started and the first label position is defined by 
  2040.        your starting row and column values.  
  2041.  
  2042.  
  2043.        Q. I HAVE A LAPTOP THAT IS CONSIDERED TO HAVE A COLOR DISPLAY, BUT
  2044.        THE FLAT SCREENS DO NOT HAVE THE RESOLUTION I WOULD LIKE.  SINCE MAIL
  2045.        SENSES THE COLOR DISPLAY, HOW CAN I FORCE MONOCHROME DISPLAY?
  2046.        A. Since version 3.0, colors are determined by the detection of 
  2047.        color capability.  But you can enter 'MAIL MONO' at DOS and B&B 
  2048.        Mail will force the use of monochrome screen definitions.
  2049.  
  2050.        Q. I INSTALLED ON FLOPPY(S) A:/B:, AND I RUN OUT OF DISK SPACE.
  2051.        A. Since A: & B: are searched for files, move larger files onto the 
  2052.        drive OTHER than the one you normally start your system from 
  2053.        (use same directory name on each drive).  Version 3.3 .exe file 
  2054.        will no longer fit on a 360k floppy.
  2055.  
  2056.        Q. I WANT TO DEFINE A PARTICULAR SORT USING FLEXI-SORT, BUT I DON'T
  2057.        KNOW HOW.
  2058.        A.  To use Flexi-Sort, Flexi-Select and Flexi-Label/Report, you 
  2059.        use the same method.  When you select Labels or Reports from the  
  2060.        main menu, you will be presented with an Options Screen which 
  2061.        contains all of the different options you can select before 
  2062.        producing your labels or reports.  If you enter E to edit these 
  2063.        options, you can enter Y, N or an existing sort number in the box 
  2064.        marked Flexi-Sort.  If you select N, there will be no defined sort 
  2065.        (except for the default).  If you enter a number, that number 
  2066.        should be a sort option that is ALREADY defined if you were to 
  2067.        look at all of the Flexi-Sort options.  Entering Y will force the 
  2068.        display of all of the previously defined options, and you can 
  2069.        select from this list.
  2070.  
  2071.        Thus, if your option screen indicates that previously you selected 
  2072.        Sort #4, and you wish to change that sort, 'E'dit your options, 
  2073.        bring your cursor to the Flexi-Sort box, and enter Y (plus a space 
  2074.        to erase the 4).  When you are done defining all of your options, 
  2075.        entering Return will proceed with the Label/Report process and you 
  2076.        will then be presented with a list of existing sort options and 
  2077.        you can choose one, or add/delete another.
  2078.  
  2079.        Q. HOW DO I ENTER PRINTER CONTROL COMMANDS INTO MY LABEL ?
  2080.        A. In the Flexi-Label screen, you would normally use 'E'dit 
  2081.        to insert the COMMANDS into an existing line (in front of data 
  2082.        already on that line).  Or, to add codes to a new line, it is 
  2083.        easiest to enter 'A' as if you were going to add fields, but use 
  2084.        the 'I'nsert line option to move the label format lines down. 
  2085.        B&B MAIL User's Guide                                          38
  2086.  
  2087.  
  2088.  
  2089.        'E'dit the label, and go to the label line desired, press the 
  2090.        "Ins" key for the Insert mode (so that any existing data on that 
  2091.        line is not overwritten) and enter your Printer codes using this 
  2092.        format: "CHR(your printer's decimal code)".  Join additional codes 
  2093.        with a "+".
  2094.  
  2095.        Q. CAN I PRINT ENVELOPES ?
  2096.        A. Yes, through two different methods.  If you have a laser printer
  2097.        that can print in landscape mode (printing rotated 90 degrees), insert
  2098.        printer control codes to  change to landscape mode, and enter a start
  2099.        row and column that will start the printing "low on the page".  
  2100.        Landscape codes for the HP LaserJet are:
  2101.        "CHR(27)+CHR(38)+CHR(108)+CHR(49)+CHR(79)"
  2102.        For other printers, you'll need to either feed the envelopes, or
  2103.        purchase envelope stock that comes affixed to continuous fanfold paper.
  2104.  
  2105.        Q. HOW DO I CONTROL THE # OF FIELDS IN THE ADD or EDIT SCREENS,
  2106.        OR ORDER OF FIELDS IN THE BROWSE, ADD or EDIT SCREENS ?
  2107.        A. THIS CAN BE COMPLEX.  (TO CONTROL THE # OF FIELDS, YOU NEED dBASE)
  2108.        The # of fields is controlled by the mail.dbf file and  
  2109.        supporting files called mailflds.dbf/txt.  The Order of fields are 
  2110.        controlled only by the file mailflds.dbf/txt.  The mailflds.txt 
  2111.        is a duplicate of the mailflds.dbf file, but with one significant 
  2112.        difference, it can be edited with your word processor.  
  2113.  
  2114.        TO CHANGE THE ORDER OF DATA ON EACH PAGE IN THE BROWSE SCREEN: 
  2115.        Use your word processor to edit the mailflds.txt file.  The page # 
  2116.        is controlled by the ORDER field which is the 62-65th columns. 
  2117.        If the 62nd and 63rd columns is 11, that field will appear on
  2118.        the 11th page of the Browse screens.  If the 64th and 65th columns
  2119.        is 3, that field will be the 3rd field from the left on page 11.   
  2120.        The ORDER field should not contain duplicates and 
  2121.        try to distribute fields on each of the BROWSE LIST pages, (ie. if 
  2122.        the ORDER for field#1 is " 1 1" and for field#2 it is " 2 1" and 
  2123.        for field#3 it is " 3 1", you will have one field displaying on 
  2124.        individual pages; not very efficient).  On the other hand, if you 
  2125.        try putting too many fields on one page, and thus have fields with 
  2126.        a combined width greater than 80 characters (ie. ORDER=" 1 1"," 1 
  2127.        2"," 1 3"...," 199") your screen will scroll unusually because it 
  2128.        will try displaying more than 80 characters on one line.
  2129.  
  2130.        TO CHANGE THE ORDER OF DATA ON THE EDIT and ADD SCREENS: 
  2131.        Use your word processor to edit the mailflds.txt file.  The order 
  2132.        of fields (cursor movement) is controlled by order in the .TXT file.  
  2133.        If First Name is followed on line #2 by Last name, then switching 
  2134.        those two lines will reverse the order of the cursor.  Also, the 
  2135.        location of the field "description" is controlled by "srow" and 
  2136.        "scol" values in columns 54-55 and 56-57.  The data box is 
  2137.        controlled by the "grow/gcol", columns 58-59 and 60-61.  The first 
  2138.        value is the row number and should be (3 to 24).  The second value 
  2139.        is the column number (0 to 79).  
  2140.        B&B MAIL User's Guide                                          39
  2141.        TO CHANGE THE NUMBER OF FIELDS (add or delete):
  2142.        If you never use some of the fields, for example, "COUNTRY", you 
  2143.        can eliminate it.  Delete the COUNTRY record from mailflds.txt
  2144.        with your word processor.  Then .USE mail.dbf in dBase and MODIFY 
  2145.        STRUCTURE.  You then move the cursor over COUNTRY and use CTRL-U 
  2146.        to eliminate it.  Eliminating unneeded fields will decrease the 
  2147.        amount disk space used by your file.  
  2148.  
  2149.        To Add fields, insert a new line in mailflds.txt and 
  2150.        fill out the required data (see Appendix).    Then in dBase, .USE 
  2151.        your main .DBF and MODIFY STRUCTURE.  Position the cursor where you 
  2152.        want the new field, and Ctrl-N to insert.
  2153.  
  2154.        Several things to remember about the mailflds.txt/dbf files:  
  2155.        -Each line/record defines data for ONE field in your main .dbf file.  
  2156.        -Don't change the values for the field FIELDNM (they match your .DBF).
  2157.        -If you delete lines/records in mailflds.txt, you should also change 
  2158.        the structure of your main .dbf.  
  2159.        -If you change the FIELDLN (length of data stored in the field) from, 
  2160.        say 20 characters to 10, modify the main .dbf STRUCTURE also.  
  2161.        -Do not INSERT new fields in the .TXT file after the RECNO() record
  2162.        (always the last record), or after any memo type fields. 
  2163.        -In the .TXT file, you'll notice that the city, state, and country 
  2164.        fields FOLLOW zip.  That's because if you use F1 in the zip field, 
  2165.        and press [Enter], data is inserted in those fields in that order.  
  2166.        So care must be taken to make sure order is maintained and field 
  2167.        lengths match in your main .dbf and zip.dbf.
  2168.  
  2169.        IMPORTANT: 
  2170.        If you make changes to the mailflds.txt file, either COLUMNS 62-65 
  2171.        affecting ORDER in the Browse screen, or if you inserted/deleted lines 
  2172.        controlling the NUMBER of fields, you need to ERASE the config.mem 
  2173.        file containing Browse screen definitions.  The new data in the 
  2174.        mailflds.txt will then overwrite the old data in the mailflds.dbf 
  2175.        file.   If you've changed the NUMBER/ORDER of fields for the 
  2176.        Add/Edit screens, also erase the default .SCN file.  A new one will be 
  2177.        created based on your new mailflds.txt file.  Remember, when the 
  2178.        Add/Edit screens are changed, say "N" to the fast screen option 
  2179.        (non-customized) during installation.
  2180.  
  2181.        NOTE: if you delete fields, previously defined FLEXI-Reports, 
  2182.        Sorts, or Selects may no longer work if they reference a field that 
  2183.        no longer exists.  
  2184.  
  2185.        Q. WHAT IS THE HDATA FIELD IN MAILFLDS.DBF/TXT?
  2186.        A. Starting in column 43 is the 11 character H"elp" DATA field.  
  2187.        Position #1 is the Alphabetic letter (A-J) designating the file 
  2188.        "number" as it was opened when starting your system. Letter A will 
  2189.        correspond to the first record in FILES.DBF, and is the first file 
  2190.        opened.  These files are always "open".  Some files, like Help 
  2191.        files, have an "x" in this position meaning that they are opened 
  2192.        only when F1 is pressed when the cursor is on that field.  
  2193.        Position #2, and #3 are "Y"ES and "N"O indicators to tell the 
  2194.        system whether to check for Valid Entries, or Blank entries 
  2195.        B&B MAIL User's Guide                                          40
  2196.        respectively.  Position #4 thru 11 is the name of the HELP .dbf 
  2197.        and .ndx file to call when pressing the F1 key.  In effect, you 
  2198.        can add your own Help files for any field by supplying a ??.dbf 
  2199.        and ??.ndx file, entering ?? in the 4th position, and putting an 
  2200.        "x" in Position #1.
  2201.  
  2202.        Q. I HAVE A LARGE FILE AND IT SEEMS THAT WHEN I USE FLEXI-LABEL  
  2203.        IT TAKES 4 TO 5 SECONDS TO PRINT EACH LABEL.  HOW CAN I INCREASE SPEED?
  2204.        A. The speed of label printing involves many factors, including:
  2205.        - The CPU type.  8088 XT machines are slowest (4.7 megahertz, the
  2206.          speed of processing instructions, 80286 and 80386 AT machines are 
  2207.          faster (12-20). 
  2208.        - Hard Drive speed (Access Time).  Some drives have 65 micro seconds,
  2209.          while others are 3 times faster at 18.
  2210.        - Hard Drive data fragmentation. Over a period of time, data for your
  2211.          file will be spread in disjointed areas over your disk requiring 
  2212.          longer access times. Use a utility that will optimize the use of 
  2213.          disk space.
  2214.        - The Buffers command in the config.sys file can be increased to reduce
  2215.          drive access.
  2216.        - Use a RAM drive.  Requires loading entire system onto a RAM drive.
  2217.        - Use "N" for FLexi-Label to run a dBase .LBL file, which is modifiable
  2218.          if you have dBase.  Since Flexi-Label has many more options, this
  2219.          can improve print time.
  2220.  
  2221.        B&B MAIL User's Guide                                          41
  2222.  
  2223.  
  2224.        ---------------
  2225.        ERROR  MESSAGES 
  2226.        ---------------
  2227.  
  2228.  
  2229.        MESSAGE                         SOLUTION                                           
  2230.        =================================================================
  2231.        ERROR OPENING FILE              A file cannot be found.  If using 
  2232.                                        a two floppy system, ensure that 
  2233.                                        data files are on B:.  Check 
  2234.                                        listing of all files in Appendix 
  2235.                                        to make sure all of them are on 
  2236.                                        your directory.  Don't change 
  2237.                                        location of files after 
  2238.                                        installation.  Also, check 
  2239.                                        config.sys file to ensure 'files' 
  2240.                                        statement is OK.
  2241.  
  2242.        I/O ERROR                       Disk is full.  Erase unnecessary 
  2243.                                        files, incl.  *.Bak files.  
  2244.                                        Delete unneeded records, and Pack 
  2245.                                        the file.  Consider a hard disk.
  2246.  
  2247.        TOO MANY FILES OPEN             Make sure your computer was 1) 
  2248.                                        booted FROM a disk with the right 
  2249.                                        config.sys file and  2) that the 
  2250.                                        config.sys file contains the proper 
  2251.                                        FILES and BUFFERS statements. 3) 
  2252.                                        try increasing their value, then 
  2253.                                        re-boot.
  2254.  
  2255.         4-SYNTAX ERROR IN FILTER       Your Flexi-Select is invalid.  If
  2256.           EXPRESSION                   you edited it, please recheck 
  2257.                                        placement of parentheses, or 
  2258.                                        redefine.
  2259.  
  2260.        10-FILE DOES NOT EXIST          (See ERROR OPENING FILE)
  2261.  
  2262.        13-SYNTAX ERROR/VARIABLE        The most common cause of this 
  2263.           UNDEFINED                    error is because of an old .MEM 
  2264.                                        file that is missing a new 
  2265.                                        variable.  You can eliminate this 
  2266.                                        error by erasing one, or all of 
  2267.                                        the .MEM files.  B&B Systems will
  2268.                                        build these files automatically 
  2269.                                        from scratch.
  2270.  
  2271.        18-INVALID REPORT FORM FILE     If you developed your own *.FRM 
  2272.                                        file make sure you developed it 
  2273.                                        using DBIII, and it resides on 
  2274.                                        the same drive as other *.FRM files.
  2275.        B&B MAIL User's Guide                                          42
  2276.  
  2277.  
  2278.        19-REPORT STACK OVERFLOW        A field expression is too complex 
  2279.                                        in the *.FRM (Report) file.
  2280.  
  2281.  
  2282.        22-ERROR CREATING FILE          Usually incurred when writing a 
  2283.                                        file and 1) the wrong config.sys 
  2284.                                        file was used, or 2) there is 
  2285.                                        insufficient disk space, or 3) 
  2286.                                        disk is bad.
  2287.  
  2288.        23-ERROR OPENING FILE           (See Error Opening file, TOP)
  2289.  
  2290.        24-ERROR CLOSING FILE           Usually due to insufficient disk space.
  2291.  
  2292.        25-ERROR READING FILE           A frequent cause is a corrupted 
  2293.                                        *.DBF file.  If familiar with 
  2294.                                        repairing *.DBF file structures, 
  2295.                                        you could attempt repair, or use 
  2296.                                        your backup file.  Also check if 
  2297.                                        proper config.sys was used.
  2298.  
  2299.        26-ERROR WRITING FILE           Usually due to insufficient disk 
  2300.                                        space.
  2301.  
  2302.        27-ERROR POSITIONING IN FILE    Usually due to swapping disks 
  2303.                                        before a file is closed.
  2304.  
  2305.        30-RECORD OUT OF RANGE          Re-Index records (Maintenance Menu)
  2306.                                        Check for duplicate .ndx file(s).
  2307.  
  2308.        31-NOT A DBASEIII DATA BASE     *.DBF file may be corrupted.  
  2309.                                        (See #25).
  2310.  
  2311.        32-NO SUCH RECORD IN INDEX      Re-Index records (Maintenance Menu)
  2312.                                        Check for duplicate .ndx file(s).
  2313.  
  2314.        33-ILLEGAL KEY                  You need to do Housekeeping from
  2315.                                        Maintenance Menu. A record 
  2316.                                        in the index file was not 
  2317.                                        found in the .dbf file.  Or, you
  2318.                                        can erase the .ndx files, they will
  2319.                                        be re-created.
  2320.  
  2321.        38-INDEX SYNC ERROR             (See #33)
  2322.  
  2323.        42-PRINTER NOT READY            Printer not turned on, or not 
  2324.                                        connected to proper parallel or 
  2325.                                        serial port, or (if connected 
  2326.                                        properly), a DOS command such as 
  2327.                                        MODE changed configuration.
  2328.  
  2329.        B&B MAIL User's Guide                                          43
  2330.  
  2331.  
  2332.        43-NOT ENOUGH MEMORY            Insufficient RAM.  Make sure other 
  2333.                                        RAM resident applications are not 
  2334.                                        running, ie. Sidekick, etc..  Also,
  2335.                                        check to make sure you installed 
  2336.                                        config.sys FILES/BUFFERS correctly.
  2337.  
  2338.        57-BINARY FILE NOT FOUND        A binary (.bin) type file is not 
  2339.                                        on the same drive or directory.
  2340.  
  2341.        58-MEMORY ALLOCATION ERROR      Not enough memory to load binary 
  2342.                                        file.  If 640K is available, re-
  2343.                                        boot to erase any TSR programs 
  2344.  
  2345.        68-EXPRESSION STACK OVERFLOW    There are too many variables in 
  2346.                                        the expression.  Simplify the 
  2347.                                        number of selections.
  2348.  
  2349.  
  2350.  
  2351.  
  2352.  
  2353.  
  2354.  
  2355.        HELP.  I'M STUCK
  2356.        ---------------- 
  2357.        ANY PROGRAM CAN CORRUPT FILES - HOW B&B AVOIDS IT
  2358.        ------------------------------------------------- 
  2359.        If you are running your system and get into a situation that you 
  2360.        want to exit from, some applications allow you to enter the ESC 
  2361.        (Escape) key, in other systems. you may need to wait for the 
  2362.        process to end.  If your system allows the use of the ESC key, use 
  2363.        it, the ESC key will not alter or change the files.  Be patient.  
  2364.        Depending on what the system was doing, it may take 1 second or 1 
  2365.        minute.   BUT PLEASE, IN ALMOST ALL CASES, AVOID RE-BOOTING (cold 
  2366.        or warm boots).  If you re-boot your computer BEFORE your system 
  2367.        terminates the process it is currently working on, you could 
  2368.        corrupt your file(s).  The computer may have been READING data, 
  2369.        but does not now know where to WRITE it.  THIS IS ONE OF THE MAJOR 
  2370.        CAUSES OF CORRUPTED FILES.  This is another good reason for 
  2371.        frequent back-ups. 
  2372.  
  2373.        If you are not sure if your file has become corrupted, print a 
  2374.        report that lists the entire file.  If any of the data appears 
  2375.        missing or switched, your file is probably corrupted.  Run the 
  2376.        DOS CHKDSK program with the '/f' (fix lost clusters option) in 
  2377.        any case.  This program is an easy way to determine if all of 
  2378.        your files are in order.  Other files that could be affected are 
  2379.        the *.NDX (INDEX) files.  These files can be re-created simply by 
  2380.        doing Housekeeping which re-indexes the data files.  This re-
  2381.        creation is also suggested for any situation where data appears 
  2382.        to be 'unordered'.
  2383.        B&B MAIL User's Guide                                          44
  2384.  
  2385.  
  2386.        ----------------------
  2387.        TECHNICAL  INFORMATION
  2388.        ----------------------
  2389.  
  2390.        Computer  : PC-DOS IBM PC, XT, AT or compatible.                     
  2391.        DOS       : DOS 2.0 or greater (3.1 for networks)                 
  2392.        Memory    : 410K free (without TSR programs) RAM.                    
  2393.        Monitor   : Monochrome/Color/EGA supported.                          
  2394.        Disk Drive: 1 or 2 Floppy drives.  Hard Disk recommended. 
  2395.        Printers  : Any Serial or Parallel printer, including Lasers.
  2396.  
  2397.  
  2398.        dBASEIII COMPATIBLE
  2399.        -------------------
  2400.        Your data base files are dBaseIII compatible.  If you have 
  2401.        dBaseIII, you can access your files independently of your B&B 
  2402.        SYSTEM program.  This is an added feature of using B&B Systems.  
  2403.        Your B&B System is all you really need, because all B&B 
  2404.        Systems are independent from dBaseIII.         
  2405.        
  2406.        dBase is a trademark of Ashton-Tate.
  2407.        1-2-3 and Symphony are trademarks of Lotus Corporation
  2408.        R:Base is a trademark of Microrim
  2409.  
  2410.  
  2411.        COPY PROTECTION
  2412.        ---------------
  2413.        Copy protection can involve intricate and complicated schemes, 
  2414.        and we believe overcomplicate operations. Thus, we DO NOT copy 
  2415.        protect BB Systems.  All we ask is that you honor your Copyright 
  2416.        and Leasing responsibilities.  We encourage copying of the 
  2417.        restricted Shareware versions.
  2418.  
  2419.        F1- HELP KEY
  2420.        ------------
  2421.        Entering this key when you are prompted for an answer will many times
  2422.        provide you with a HELP WINDOW which will add further information
  2423.        to help you in selecting an answer.
  2424.  
  2425.  
  2426.  
  2427.  
  2428.  
  2429.  
  2430.  
  2431.  
  2432.  
  2433.  
  2434.  
  2435.  
  2436.  
  2437.        B&B MAIL User's Guide                                          45
  2438.  
  2439.  
  2440.        --------
  2441.        APPENDIX                                                                   
  2442.        --------
  2443.  
  2444.        The MAIL.DBF file contains the following fields: 
  2445.        -----------------------------------------------------------------
  2446.        FIELDS*   DESC             TYPE                LENGTH
  2447.        -----------------------------------------------------------------
  2448.        LN        Last Name        Character           20
  2449.        FN        First Name       Character           15
  2450.        AD        Address          Character           25
  2451.        ADO       Address Overflow Character           25
  2452.        C         City             Character           15
  2453.        S         State            Character           2
  2454.        Z         Zip              Character           10
  2455.        COUNTRY   Country          Character           15
  2456.        BP        Phone            Character           12
  2457.        CUSTNO    Customer number  Numeric             6 
  2458.        CODE      Misc. Code       Character           2 
  2459.        ADDDATE   Date added       Date                8        
  2460.        CN        Company Name     Character           25  
  2461.        TITLE     Title/Position   Character           20 
  2462.        SALES     Any $ data       Numeric             9  
  2463.        SALEDATE  Date $ received  Date                8  
  2464.        CODEB     Misc. Code #2    Character           2  
  2465.  
  2466.        * Although these field names are not changed in the file, you can
  2467.        change the descriptions that appears on the screen.  
  2468.  
  2469.  
  2470.  
  2471.        The STATES, CUSTNO, CODE, CODEB, and ZIP.DBF files contain the 
  2472.        following fields: (In States.dbf, this data is State abbreviation, 
  2473.        and full name; In Zip.dbf it is zip code and city name, plus 
  2474.        two other fields:state abbreviation and country).
  2475.        -----------------------------------------------------------------
  2476.        FIELDS    DESC             TYPE                LENGTH
  2477.        -----------------------------------------------------------------
  2478.        CODE      Code             Character           2
  2479.        DESC      Full Descrip.    Character           20
  2480.              
  2481.  
  2482.        The MAILHELP.DBF file contain the following fields: 
  2483.        -----------------------------------------------------------------
  2484.        FIELDS    DESC             TYPE                LENGTH
  2485.        -----------------------------------------------------------------
  2486.        TEXT      HELP TEXT        Character           40
  2487.        START     Start Indicator  Character            8
  2488.        STOP      Stop Indicator   Logical              1
  2489.        * You can customize your own help screens by editing this file in dBIII.
  2490.  
  2491.        B&B MAIL User's Guide                                          46
  2492.  
  2493.  
  2494.        MAILFLDS.DBF contains the names of data fields, and other data in 
  2495.        the mail.dbf file.  FIELDNM is the same name used in the MAIL.DBF field
  2496.        name.  DESC is up to you.  DESCLN is the length you want reserved for 
  2497.        the description.  FIELDLN and FIELDTY should match the length and type
  2498.        in the MAIL.DBF file.  Put a '9' in PCTR if you only want numbers, an
  2499.        'X' for any character, and 'D' for Date validation.  HDATA should be A
  2500.        if there is no corresponding 'help' file.  SROW,SCOL,GROW,GCOL control
  2501.        the rows/columns where your description and data box appears on-screen.
  2502.        ORDER controls the fields position in the BROWSE screen (Page, then
  2503.        position on page). 
  2504.  
  2505.        CONFIG.MEM is the installation file.  It is created upon first 
  2506.        running the system.  It contains values such as your 
  2507.        company name, etc.  If you change names, change printers, or run 
  2508.        into unexplainable errors, C:\MAIL>ERASE CONFIG.MEM to allow 
  2509.        reinstallation.  Other .mem files listed below are created 
  2510.        automatically if not found, and can be deleted if unexplainable 
  2511.        errors are encountered after upgrading.:  
  2512.  
  2513.        MAILALLL.MEM - your Options screen label definitions 
  2514.        MAILALLR.MEM - your Options screen report definitions
  2515.        MAILSORT.MEM - your Flexi-Sort definitions 
  2516.        MAILSELE.MEM - your Flexi-Select definitions 
  2517.        MAILRPT.MEM  - your Flexi-Report definitions 
  2518.        MAILEXIM.MEM - your Import/Export definitions 
  2519.        MAILLBL.MEM  - your Flexi-Label definitions 
  2520.        PRINTER.MEM  - your Printer Control Menu commands 
  2521.  
  2522.        The following index files support .dbf files by providing record 
  2523.        markers for finding records quickly: CODE.NDX, CODEB.NDX, 
  2524.        CUSTNO.NDX, STATES.NDX, ZIP.NDX, ZIPCITY.NDX, MAILHELP.NDX.  
  2525.        LN.NDX and Z.NDX support the Mail.dbf file.  With version 3.4, 
  2526.        Index files are now created if missing.
  2527.  
  2528.        dBaseIII Report (.FRM) and Label (.LBL) files may be included to
  2529.        allow you to use this method of producing reports and labels.       
  2530.  
  2531.  
  2532.  
  2533.  
  2534.  
  2535.  
  2536.  
  2537.  
  2538.  
  2539.  
  2540.  
  2541.  
  2542.  
  2543.  
  2544.  
  2545.        B&B MAIL User's Guide                                          47
  2546.  
  2547.  
  2548.        UPGRADING:
  2549.        When upgrading, these files contain the latest file structures. 
  2550.        If needed, your existing data is moved into these files, existing 
  2551.        files are deleted, and the upgrade file is renamed.  If not 
  2552.        needed, upgrade files are deleted.
  2553.  
  2554.        UPGRADE.DBF/DBT   is changed to:  MAIL.DBF/DBT
  2555.        UPGRSTAT.DBF                      STATES.DBF    
  2556.        UPGRZ.DBF                         ZIP.DBF       
  2557.  
  2558.  
  2559.        MEMORY ISSUES:
  2560.        --------------
  2561.        If you have a computer with limited memory, B&B Systems can provide
  2562.        to you, at no additional cost, versions of B&B Systems that can 
  2563.        operate in such systems.  We will provide you with the MAIL.EXE
  2564.        file and an external .OVL file.  First, make sure that the RAM 
  2565.        memory in your computer is not being limited due to TSR (Terminate 
  2566.        and Stay Resident) programs that you load into memory at boot, but 
  2567.        wouldn't normally use with B&B Mail.
  2568.  
  2569.        When using an .OVL (Overlay) file, it will only be swapped into RAM, 
  2570.        when necessary, allowing you to fit you application in, for example, 
  2571.        a computer having only 512K RAM memory.  Remember, the amount of RAM
  2572.        required is not related to the size (bytes) of an .EXE file.  
  2573.  
  2574.        These low memory versions are available on B&B System's Electronic 
  2575.        Bulletin Board, P.C. Manager.  
  2576.  
  2577.        EXPANDED MEMORY
  2578.        ---------------
  2579.        B&B Systems automatically use up to 64K of expanded (version 3.2 
  2580.        or 4.0) memory, if available.  If you encounter conflicts, especially 
  2581.        if running Window or Desqview on a 286/386 machine, you can set
  2582.        the DOS environment to ignore this memory by entering SET QSEMS=0
  2583.        at DOS prior to running your program.
  2584.  
  2585.        RAM DISK
  2586.        --------
  2587.        Sometimes data is temporarily swapped to disk.  You can speed system
  2588.        operation if you use a ram disk by including "SET QSSWAP=X:" in
  2589.        your config.sys.
  2590.  
  2591.  
  2592.  
  2593.  
  2594.  
  2595.  
  2596.  
  2597.  
  2598.  
  2599.        B&B MAIL User's Guide                                          48
  2600.  
  2601.  
  2602.        --------
  2603.        WARRANTY
  2604.        --------
  2605.        DISCLAIMER OF WARRANTY AND LIMITED WARRANTY
  2606.        The Software and accompanying written materials (including 
  2607.        instructions for use) are provided 'As Is'  without warranty of 
  2608.        any kind. Further, B&B Systems does not warrant, guarantee, or 
  2609.        make any representations regarding the use, or the results of the 
  2610.        use, of the Software or written materials in terms of 
  2611.        correctness, accuracy, reliability, currentness, or otherwise.  
  2612.        The entire risk as to the results and performance of the Software 
  2613.        is assumed by you.  If the Software or written materials are 
  2614.        defective, you, and not B&B Systems or its dealers, distributors, 
  2615.        agents, or employees, assume the entire cost of all necessary 
  2616.        servicing, repair, or correction.
  2617.  
  2618.        B&B Systems warrants to the original LICENSEE that 1) the disks 
  2619.        on which the SOFTWARE is recorded is free from defects in 
  2620.        materials and workmanship under normal use and service for a 
  2621.        period of ninety (90) days from the date of delivery as evidenced 
  2622.        by a copy of the receipt.  Further, B&B Systems hereby limits the 
  2623.        duration of any implied warranty(ies) on the disk to the 
  2624.        respective period stated above.  Some states do not allow 
  2625.        limitations on duration of an implied warranty, so the above 
  2626.        limitation may not apply to you.
  2627.  
  2628.        B&B Systems' entire liability and your exclusive remedy as to the 
  2629.        disk(s) shall be, at B&B Systems ' option, either a) return of 
  2630.        the purchase price or b) replacement of the disk(s) that does not 
  2631.        meet B&B Systems' Limited Warranty and which is returned to B&B 
  2632.        Systems with a copy of the receipt.  If failure of the disk(s) 
  2633.        has resulted from accident, abuse, or misapplication, B&B Systems 
  2634.        shall have no responsibility to replace the disk(s), or refund 
  2635.        the purchase price.  Any replacement disk(s) will be warranted 
  2636.        for the remainder of the original warranty period, or thirty (30) 
  2637.        days, whichever is longer.
  2638.  
  2639.        THE ABOVE ARE THE ONLY WARRANTIES OF ANY KIND, EITHER EXPRESSED 
  2640.        OR IMPLIED, INCLUDING BUT NOT LIMITED TO THE IMPLIED WARRANTIES 
  2641.        OF MERCHANTABILITY AND FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE, THAT ARE 
  2642.        MADE BY B&B Systems ON THIS B&B Systems PRODUCT. NO WRITTEN OR 
  2643.        ORAL INFORMATION OR ADVICE GIVEN BY B&B Systems, ITS DEALERS, 
  2644.        DISTRIBUTORS, AGENTS, OR EMPLOYEES SHALL CREATE A WARRANTY OR IN 
  2645.        ANY WAY INCREASE THE SCOPE OF THIS WARRANTY, AND YOU MAY NOT RELY 
  2646.        ON ANY SUCH INFORMATION OR ADVICE. THIS WARRANTY GIVES YOU 
  2647.        SPECIFIC LEGAL RIGHTS.  YOU MAY HAVE OTHER RIGHTS, WHICH VARY 
  2648.        FROM STATE TO STATE.
  2649.  
  2650.  
  2651.  
  2652.  
  2653.        B&B MAIL User's Guide                                          49
  2654.  
  2655.  
  2656.        NEITHER B&B Systems NOR ANYONE ELSE WHO HAS BEEN INVOLVED IN THE 
  2657.        CREATION, PRODUCTION, OR DELIVERY OF THIS PRODUCT SHALL BE LIABLE 
  2658.        FOR ANY DIRECT, INDIRECT, CONSEQUENTIAL OR INCIDENTAL DAMAGES 
  2659.        (INCLUDING DAMAGES FOR LOSS OF BUSINESS PROFITS, BUSINESS 
  2660.        INTERRUPTION, LOSS OF BUSINESS INFORMATION, AND THE LIKE) ARISING 
  2661.        OUT OF THE USE OF OR INABILITY TO USE SUCH PRODUCT EVEN IF B&B 
  2662.        Systems HAS BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES.  
  2663.        BECAUSE SOME STATES DO NOT ALLOW THE EXCLUSION OR LIMITATION OF 
  2664.        LIABILITY FOR CONSEQUENTIAL OR INCIDENTAL DAMAGES , THE ABOVE 
  2665.        LIMITATION MAY NOT APPLY TO YOU.
  2666.  
  2667.        The SOFTWARE and documentation is provided with RESTRICTED 
  2668.        RIGHTS.  Use, duplication, or disclosure is subject to 
  2669.        restrictions as set forth in subdivision (b)(3)(ii) of the Rights 
  2670.        in Technical Data and Computer Software clause at 252.227-7013.  
  2671.        Contractor/Manufacturer is B&B Systems, P.O.Box 171, Waukesha, 
  2672.        Wisconsin 53187.  Should you have any questions about this 
  2673.        Agreement please write to the address above. 
  2674.  
  2675.  
  2676.  
  2677.  
  2678.  
  2679.  
  2680.  
  2681.  
  2682.  
  2683.  
  2684.  
  2685.  
  2686.  
  2687.  
  2688.  
  2689.  
  2690.  
  2691.  
  2692.  
  2693.  
  2694.  
  2695.  
  2696.  
  2697.  
  2698.  
  2699.  
  2700.  
  2701.  
  2702.  
  2703.  
  2704.  
  2705.  
  2706.        B&B MAIL User's Guide                                          50
  2707.  
  2708.        --------                                                                            
  2709.        UPGRADES
  2710.        --------
  2711.        When upgrades become available, copy all upgrade files that have 
  2712.        'upgrade' in the file name to your C:\>MAIL directory.  Files such 
  2713.        as the MAILLBL.MEM and MAILSORT.MEM can also be copied over ONLY 
  2714.        if you DO NOT WANT your EXISTING FLEXI-LABEL or SORT DEFINITIONS.
  2715.  
  2716.        The most recent versions of B&B Systems programs are always 
  2717.        available on Compuserve (GO IBMAPP), EXECPC, or B&B's own Bulletin 
  2718.        Board, PC MANAGER, (414) 548-9034.  Our Electronic Bulletin Board 
  2719.        supplies registered owners with the latest versions of 
  2720.        unrestricted B&B Systems without waiting for mailed copies.
  2721.  
  2722.        Always Search for files starting with 'BB'.  
  2723.  
  2724.  
  2725.  
  2726.  
  2727.        -----------------------------------------------------------------
  2728.        ORDERING INFORMATION
  2729.        -----------------------------------------------------------------
  2730.        If Ordering with personal check, please allow at least 2 weeks 
  2731.        for checks to clear.  A 5-1/4" floppy disk will be sent to you 
  2732.        unless you specify different media.  If you desire, B&B Systems
  2733.        can provide another alternative which is to register you on the 
  2734.        2400 baud bulletin board (above) which has two advantages:
  2735.             1. upgrades of unlimited versions become available 
  2736.                immediately, and continuously.
  2737.             2. If paying by money order, cashier check, or Visa/
  2738.                Master Charge, you can download your copy immediately 
  2739.                over the phone lines.
  2740.  
  2741.        To Order electronically, you can call our Bulletin Board, P.C. 
  2742.        Manager, and ACCESS the ORDER system from the Main Menu.  You will 
  2743.        be asked for shipping information, and your credit card data.  You 
  2744.        can also call 1-414-544-5988 to have a credit card order 
  2745.        processed.  If you elect to download your B&B Mail electronically, 
  2746.        your check/credit card will be verified, and in the case of credit 
  2747.        cards, you can be registered (under your first and last name and a 
  2748.        password you define) within 48 hours.
  2749.  
  2750.        It is recommended that you change your password after accessing 
  2751.        B&B System's bulletin board the first time.
  2752.  
  2753.        If you ordered from a dealer and want to be eligible for upgrades,
  2754.        sign on to P.C. Manager, and leave a message that you would like
  2755.        a security level allowing upgrade downloads, and which dealer you
  2756.        purchased your system from.  Once the purchase has been validated,
  2757.        your security level will be upgraded.
  2758.  
  2759.  
  2760.          ----------------------------------------------------------
  2761.                                   ORDER  FORM
  2762.          ----------------------------------------------------------
  2763.  
  2764.                              B & B   S Y S T E M S 
  2765.                                  P.O. Box 171
  2766.                           Waukesha, Wisconsin  53187
  2767.                        Technical Support: 414-544-5988
  2768.  
  2769.                                                    PRICE   
  2770.          DESCRIPTION                   QUANTITY     EACH    TOTAL
  2771.          ----------------------------------------------------------
  2772.          B&B MAIL Label System      1st  _____    $45.00   $_______
  2773.                                     (2-5)_____     22.50    _______
  2774.                                     (6>) _____     11.25    _______ 
  2775.          B&B SALELEAD Letter and    1st  _____   $199.00   $_______
  2776.          Marketing Info. Manager    (2-5)_____     99.50    _______
  2777.                                     (6>) _____     49.75    _______
  2778.      
  2779.          B&B TODO Day/Month Scheduler    _____     35.00   $_______
  2780.  
  2781.          FILE CONVERSION SERVICE TO
  2782.          dBASE FORMAT (# records)=       _____   x $ .10   $_______
  2783.  
  2784.  
  2785.          Shipping and Handling:                        
  2786.            ___ UPS - No charge
  2787.            ___ Fed. Express - $14                          $_______
  2788.            ___ Express mail -$9
  2789.                                             
  2790.          Wisconsin residents add State Sales Tax           $_______
  2791.  
  2792.                                                   Total:   $_______
  2793.  
  2794.         ___ 512K RAM (low memory version)      ___ 5-1/4" format OR
  2795.         ___ 640K RAM                           ___ 3-1/2" format (add $1)
  2796.         
  2797.         ___ Visa      ___ MC      ___ Check payable: B&B Systems 
  2798.  
  2799.         Card Number:  _______________________________________________
  2800.  
  2801.         Expiration Date: ________________
  2802.  
  2803.         Signature: __________________________________________________
  2804.  
  2805.  
  2806.         Name:   _____________________________________________________
  2807.  
  2808.         Address: ____________________________________________________
  2809.                  (if PO Box, add additional street address)
  2810.  
  2811.         City:   ______________________  State: _____  Zip: __________
  2812.  
  2813.         Bus. Phone: ________________________________
  2814.         Current Version # _______________      Date:_________________
  2815.  
  2816.          ----------------------------------------------------------
  2817.                              SITE  LICENSE
  2818.        (Quantity Discounts for multiple workstations for one Customer)
  2819.          ----------------------------------------------------------
  2820.  
  2821.        One MASTER copy of B&B Mail is distributed.  The site is 
  2822.        responsible for printing the documentation and making copies for 
  2823.        each work location.  Making copies of the MASTER diskette for 
  2824.        archival purposes do not count towards the total copies in the 
  2825.        license.  
  2826.  
  2827.  
  2828.                    TOTAL COPIES          DISCOUNT
  2829.                    ------------          --------
  2830.                         1                  none
  2831.                        2-5                  50%
  2832.                       6 and up              75%
  2833. INDEX
  2834.  
  2835. AD, 5, 45
  2836. ADDDATE, 21, 45
  2837. ADDED-TO-FILE-DATE, 21
  2838. ADDRESS, 8, 9, 15, 22, 24, 26, 35, 36, 45, 49
  2839. ADHESIVE, 35
  2840. ADO, 45
  2841. AGE, 5, 26
  2842. ALLOCATION, 43
  2843. ALL-IN-ONE, 11, 12
  2844. APPENDIX, 45
  2845. ARBORSOFT, 34
  2846. ASCII, 2, 4, 20, 21, 23, 26, 32, 34, 35
  2847. ASHTON-TATE, 44
  2848. ASTERISK, 8
  2849. AUTOEXEC, 34
  2850. AVERY, 18
  2851.  
  2852. BACKUP, 34, 42
  2853. BANYAN, 35
  2854. BAR, 4
  2855. BAT, 34
  2856. BAUD, 50
  2857. BEEPS, 21
  2858. BIN, 43
  2859. BINARY, 21, 43
  2860. BLOCK, 22
  2861. BOLD, 25
  2862. BOOLEAN, 13
  2863. BOOT, 2, 43, 47
  2864. BP, 45
  2865. BROWSE, 5, 8, 9, 25, 38, 46
  2866. BUFFERS, 2, 3, 40, 41, 43
  2867.  
  2868. CACHE, 2
  2869. CARTRIDGE, 34
  2870. CD, 2
  2871. CENTER, 28
  2872. CHKDSK, 43
  2873. CHR, 15, 25, 33, 36, 38
  2874. CLUSTERS, 43
  2875. CN, 21, 45
  2876. CODEB, 7, 45, 46
  2877. COLOR, 37, 44
  2878. COLUMNAR, 22
  2879. COM, 34, 35
  2880. COMMA, 20, 21, 22, 32
  2881. COMPUSERVE, 50
  2882. CON, 2
  2883. CONDENSED, 4
  2884. CONFIG, 2, 3, 5, 6, 36, 40, 41, 42, 43, 46, 47
  2885. CONFIGA, 5, 6
  2886. CONNECTOR, 13
  2887. CONSUME, 4
  2888. CONTACT, 3, 30
  2889. CONTROL-L, 8
  2890.  
  2891. CONVERSION, 35, 51
  2892. COUNT, 16, 31, 52
  2893. CPU, 40
  2894. CRAYON, 5
  2895. CRT, 11
  2896. CTRL-K-N, 22
  2897. CTRL-N, 40
  2898. CTRL-S, 19
  2899. CTRL-U, 38
  2900. CUSTNO, 5, 7, 46, 47
  2901. CUSTOMIZATION, 3
  2902. CUSTOMIZE, 45
  2903. CUSTOMIZING, 3
  2904.  
  2905. DAISY, 4
  2906. DBASE, 4, 35, 36, 38, 40, 44, 51
  2907. DBF, 2, 4, 5, 7, 17, 20, 21, 25, 34, 38, 40, 42, 45, 46, 47
  2908. DBT, 4, 47
  2909. DEALER, 50
  2910. DECIMAL, 4, 15, 25, 33, 36, 38
  2911. DEDICATING, 5
  2912. DELETE, 8, 12, 13, 15, 22, 24, 25, 37, 38, 41
  2913. DELIMITED, 20, 21, 22, 32
  2914. DELIMITER, 21
  2915. DESC, 11, 45, 46
  2916. DESCLN, 38, 46
  2917. DESQVIEW, 47
  2918. DIF, 20
  2919. DISCLAIMER, 48
  2920. DOS, 2, 3, 4, 5, 14, 21, 34, 35, 36, 37, 42, 43, 44, 47
  2921. DOWNLOAD, 50
  2922. DRIVE, 2, 21, 37, 40, 41, 43, 44
  2923. DUPLICATE, 6, 7, 8, 24, 26, 42
  2924.  
  2925. EGA, 44
  2926. EJECT, 8, 17, 18, 37
  2927. ENVELOPE, 8, 16, 32, 38
  2928. ENVIRONMENT, 2, 47
  2929. EPSON, 4, 25, 33
  2930. ERASE, 3, 23, 36, 37, 41, 42, 43, 46
  2931. ERRORS, 2, 18, 46
  2932. ESC, 43
  2933. EVERYTIME, 5
  2934. EXAMPLES, 13, 22, 29
  2935. EXE, 2, 4, 37, 47
  2936. EXECPC, 50
  2937. EXIT, 26, 43
  2938. EXPORT, 6, 19, 20, 21, 22, 23, 34, 46
  2939. EXTRANOTES, 4
  2940.  
  2941. FANFOLD, 17, 18, 38
  2942. FIELDLN, 38, 46
  2943. FIELDNM, 38, 46
  2944.  
  2945. FIELDTY, 46
  2946. FILENAME, 21
  2947. FILTER, 41
  2948. FLEXI-LABEL, 5, 14, 15, 16, 19, 36, 37, 40, 46, 50
  2949. FLEXI-REPORT, 24, 46
  2950. FLEXI-SELECT, 5, 9, 13, 17, 18, 21, 26, 36, 37, 41, 46
  2951. FLEXI-SORT, 9, 11, 12, 13, 14, 21, 37, 46
  2952. FN, 45
  2953. FONT, 4, 33
  2954. FORMAT, 6, 8, 11, 12, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 32, 35, 36, 37, 38, 51
  2955. FRM, 14, 41, 42, 46
  2956.  
  2957. GCOL, 38, 46
  2958. GENERAL, 7, 9, 34
  2959. GLOBAL, 23
  2960.  
  2961. HARDWARE, 34
  2962. HDATA, 46
  2963. HORIZONTAL, 16
  2964. HOUSEKEEPING, 8, 25, 42, 43
  2965. HP, 4, 38
  2966.  
  2967. IBM, 35, 44
  2968. IBMAPP, 50
  2969. IID, 4
  2970. IMPORT, 6, 19, 20, 21, 23, 26, 46
  2971. INDENT, 8
  2972. INSTALLATION, 2, 3, 4, 25, 41, 46
  2973. INSUFFICIENT, 42, 43
  2974.  
  2975. LABELS, 5, 6, 11, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 26, 32, 35, 36, 37, 46
  2976. LAN, 35
  2977. LANDSCAPE, 16, 38
  2978. LANTASTIC, 35
  2979. LAPTOP, 37
  2980. LASERJET, 4, 38
  2981. LBL, 14, 39, 46
  2982. LENGTH, 4, 16, 17, 18, 22, 37, 38, 45, 46
  2983. LETTERHEAD, 4
  2984. LICENSE, 52
  2985. LN, 12, 21, 45, 46
  2986. LOCATE, 7, 23
  2987. LOCKS, 35
  2988. LOTUS, 20, 22, 44
  2989.  
  2990. MAILALLL, 46
  2991. MAILALLR, 46
  2992. MAILER, 31
  2993. MAILEXIM, 46
  2994. MAILHELP, 45, 46
  2995. MAILLBL, 46, 50
  2996. MAILMERGE, 22
  2997. MAILRPT, 46
  2998. MAILSELE, 46
  2999. MAILSORT, 46, 50
  3000. MAINTENANCE, 4, 5, 6, 7, 8, 25, 33, 42
  3001. MARGIN, 28, 29
  3002. MATCHES, 24
  3003. MD, 2
  3004. MEGAHERTZ, 40
  3005. MEMO, 40
  3006. MEMORY, 2, 3, 5, 36, 43, 44, 47, 51
  3007. MEMOS, 4
  3008. MICRORIM, 44
  3009. MONITOR, 8, 14, 44
  3010. MONO, 37
  3011. MULTIPLAN, 20
  3012.  
  3013. NDX, 2, 42, 43, 46
  3014. NETBIOS, 35
  3015. NETWORK, 35
  3016. NON-DOCUMENT, 23
  3017. NOVATEC, 35
  3018. NOVELL, 35
  3019. NTH, 6, 11, 13, 26, 27
  3020.  
  3021. OPERATION, 6, 47
  3022. ORDERING, 50
  3023. ORGANIZATION, 3
  3024. OUTPUT, 6, 11, 14, 19, 21
  3025. OVERFLOW, 42, 43, 45
  3026. OVERLAY, 47
  3027. OVL, 2, 47
  3028.  
  3029. PACK, 38, 41
  3030. PARALLEL, 42, 44
  3031. PARENTHESES, 13, 36, 41
  3032. PATH, 34
  3033. PCTR, 46
  3034. PC-LAN, 35
  3035. PC-NET, 35
  3036. PEEL-OFF, 18
  3037. PGDN, 7, 15, 26, 36, 40
  3038. PGUP, 7, 8, 11, 15
  3039. PHONE, 18, 36, 45, 50, 51
  3040. PLAN, 4
  3041. PORT, 42
  3042. POSTAGE, 27, 32
  3043. POSTCARD, 8
  3044. PRODUCTION, 49
  3045. PROTOCOLS, 35
  3046.  
  3047. QSEMS, 47
  3048. QSSWAP, 47
  3049. QUICKLABEL, 25
  3050. QUIT, 7, 13, 19
  3051. QUOTE, 35
  3052.  
  3053. RAM, 2, 3, 40, 43, 44, 47, 51
  3054. RECNO, 40
  3055. RENAME, 5
  3056. REPAIR, 42, 48
  3057. REPORT, 14, 16, 19, 24, 30, 37, 41, 42, 43, 46
  3058. RESET, 4
  3059. RE-BOOT, 3, 41, 43
  3060. RE-INDEX, 42
  3061. ROOT, 2, 3, 29, 34
  3062. ROW, 17, 18, 37, 38
  3063. R-BASE, 22
  3064.  
  3065. SALEDATE, 5, 45
  3066. SAMPLING, 6, 11, 13, 26, 27
  3067. SCOL, 38, 46
  3068. SDF, 20, 21, 32
  3069. SEARCH, 7, 9, 20, 23, 34, 50
  3070. SERIAL, 42, 44
  3071. SHAREWARE, 1, 34, 44
  3072. SIC, 35
  3073. SIDEKICK, 43
  3074. SIMPLENET, 35
  3075. SORT, 6, 9, 11, 12, 19, 21, 30, 37, 50
  3076. SOUNDEX, 24
  3077. SPEED, 21, 40, 47
  3078. SPOOLER, 35
  3079. SPREADSHEET, 20, 22, 34
  3080. SROW, 38, 46
  3081. STRUCTURE, 20, 35, 38, 40
  3082. SUBDIRECTORY, 2, 3, 34
  3083. SYLK, 20
  3084.  
  3085. TICKLER, 5
  3086. TITLE, 45
  3087. TONER, 16
  3088. TRAY, 4
  3089. TROUBLESHOOTING, 36
  3090. TSR, 43, 44, 47
  3091. TXT, 21
  3092.  
  3093. UNDEFINED, 41
  3094. UNDERLINE, 4
  3095. UNLIMITED, 50
  3096. UPGRADE, 47, 50
  3097. UPGRSTAT, 47
  3098. UPGRZ, 47
  3099. UPS, 51
  3100.  
  3101. VALID, 7, 26, 27
  3102. VALIDATION, 46
  3103. VENTURA, 21
  3104.  
  3105. WARRANTY, 48
  3106. WIDTH, 38
  3107. WORDSTAR, 22, 23, 34
  3108.  
  3109. YEAR, 26, 32, 33
  3110.  
  3111. ZIPCITY, 46
  3112. ZIPGROUPS, 16, 19, 30
  3113.